5S و استانداردهای جهانی مدیریت

نظام آراستگی محیط کار(5S) بعد از جنگ جهانی دوم توسط ژاپنی ها مطرح و به کار گرفته شد. 

مدیران و صنعت گران ژاپن بعد از تصمیم گیری برای بازسازی صنایع خود بعد از جنگ، به دنبال ایده ها و راه کارهایی برای بهبود تولیدات و افزایش فروش محصولات تولیدی خود بودند که دعوت از دکتر ادواردز دمینگ توسط انجمن دانشمندان و مهندسین  ژاپن نیز یکی از اقدامات ناشی از همین تصمیمات بود تا جایی که تنها یک سال پس از حضور دکتر دمینگ آمریکایی در ژاپن یعنی سال 1951، جایزه دمینگ راه اندازی  شد و تا کنون هرساله این جایزه معتبر به بهترین صنایع  ژاپن اهدا می‌شود.

از دیگر اقدامات ژاپنی ها، گرفتن ایده ” خانه داری صنعتی” از برخی صنایع آمریکایی بود؛ در آن زمان کشور آمریکا که هر ساله خسارت های هنگفت جانی و مالی را به دلیل حوادث ناشی از کار در صنایع خطرساز خود پرداخت می کرد، طرحی تحت عنوان خانه داری صنعتی (Housekeeping) را برای صنایع مهمات سازی ؛ کبریت سازی ؛ داروسازی ؛ مواد غذائی و تجهیزات پزشکی اجرا نموده بود.

در استانداردهای جهانی مدیریت الزامات متعددی وجود دارد که لازم الاجرا می‌باشند، ولی به دلیل جامعیت و عمومی بودن آن‌ها، بکارگیری روش و تکنیکی خاص در راستای تحقق این الزامات (به طور صریح) ذکر نشده است. 

با وجودی که در استانداردهای جهانی مدیریت مشخصاً از یک سیستم و روش خاص نام برده نشده است، ولی برخی از الزامات آن به گونه‌ای است که با به کارگیری یک تکنیک خاص، به طور کامل و اثربخش، محقق می‌شود. 

از جمله این سیستم‌ها و ابزارها 5S می‌باشد که به دلیل گستردگی مفهوم و در برگرفتن ابعاد گوناگونی همچون نظم، شناسایی و ردیابی، ایمنی، پاکیزگی، آموزش، انضباط، بازیابی و بهبود، روش مناسبی جهت دستیابی به بسیاری از استانداردهای جهانی مدیریت می‌باشد. طبق نظر بسیاری از صاحب نظران، 5S سنگ بنای سایر سیستم‌های کیفیتی و بهره‌وری مانند ISO 9000 می‌باشد (این موضوع در بسیاری از بندهای استاندارد ISO 9000:2000 قابل رؤیت است).

 طراحی سیستم

• تشکیل تیم ممیزی
• آموزش کلیه پرسنل سازمان با توجه به پست‌های سازمانی افراد سازمان و تعیین و اطلاع رسانی زمان ممیزی
• تهیه روش‌های اجرایی (ساماندهی، نظم و ترتیب، پاکیزه سازی)، چک لیست و دستورالعمل‌های مورد نیاز

فاز سوم: استقرار و ممیزی

• پیاده‌سازی نظام آراستگی محیط کار (5S) (در جایگاه مشاور در این حوزه، پیشنهاد می‌کنیم این مرحله با پروژه‌های پایلوت آغاز گردد.)
• تهیه فیلم و عکس از وضعیت سازمان بعد از انجام تغییرات
• تهیه و ابلاغ گزارش مقایسه‌ای و نتایج حاصل از تغییرات
• ارزیابی عملکرد نفرات و واحدها و تقدیر از فرد آراسته و واحد آراسته
• ارائه آموزش جهت فرهنگ‌سازی و نظارت همیشگی بر آن

 

۹ نکته برای اجرای نظام آراستگی ۵S در تاسیسات نگهداری و تعمیرات

۹ نکته برای اجرای نظام آراستگی ۵S در تاسیسات نگهداری و تعمیرات

---

با این که ۵S ساده است، اما لزوما این به معنای آسان بودن اجرایش نیست. این نظام اگر به خوبی اجرا نشود، چندان موثر نخواهد بود، و در نهایت منجر به یک پاک‌سازی سریع موقت خواهد شد که منافع پایداری را برای سازمان به همراه نخواهد آورد. ​

نکات زیر می‌توانند به شما کمک کنند تا روش ۵S را به شکلی منطقی و پایدار در سازمان خود پیاده کنید. ​

۱. درگیر ساختن و مشارکت همه در فرایند ۵S

اولین نکته مهم درگیر کردن همهٔ افراد است. هر کارمند، هر مدیر میانی و هر مدیر اجرایی در سازمان شما باید به طریقی در ۵S درگیر باشد. در غیر این صورت، شما قادر نخواهید بود فرهنگ ۵S را به شکلی که برای بقا و پایداری آن مورد نیاز است را ایجاد کنید.

برای درگیر کردن همه، باید زمان بگذارید تا بفهمید چه کسی مسئول چه چیزی است. معمولاً کارکنان مسئول سازمان‌دهی، مرتب‌سازی و پاک‌سازی هستند؛ و مدیران مسئول توسعه بهروش‌هایی که ۵S را به بخشی از کار روزمره در سازمان تبدیل کند. ​

۲. آموزش کارکنان جدید

در ادامهٔ درگیر کردن همه افراد در ۵S، مطمئن شوید که کارمندان جدید هم در مورد این نظام آموزش لازم را می‌بینند. این آموزش‌ها ممکن است شامل چیزهایی مثل ویدیوهای آموزشی باشد، اما همچنین می‌تواند به سادگی مشاوره‌های کوتاه حضوری به کارکنان جدید و تبیین اهمیت موضوعاتی چون سازمان‌دهی، نظم و ترتیب و پاکیزه‌سازی روزمره برای آن‌ها باشد.

در بحث آموزش به کارکنان جدید مطمئن شوید که این آموزش‌ها شامل نیروهایی که از واحد‌های دیگر سازمان به واحدی دیگر منتقل شده‌اند هم باشد و آن‌ها آموزش‌های متناسب با همان واحد را بگذرانند. هر واحد سازمانی وضعیت متفاوتی دارد و نظام آراستگی ۵S نیز در هر واحد شکل متفاوتی خواهد داشت. ​

۳. تمرکز بر هدف نظام آراستگی ۵S

برای به دست آوردن سطح قابل قبولی از تعهد کارکنان نسبت به نظام آراستگی ۵S باید زمانی را صرف کنید و اهداف این روش را به کارکنان و مدیران خود شرح دهید. به عنوان مثال، صرفاً این که به نیروهای نگهداشت بگوییم که در پایان هر فعالیت نگهداشت تجهیز مورد نظر را بررسی و چک کنند کافی و موثر نخواهد بود. اما اگر به آن‌ها کمک کنیم که اهمیت این کار و سودمندی‌های آن در کار خودشان را درک کنند احتمال پذیرش توسط این کارکنان نیز بیشتر می‌شود.

هستهٔ اصلی نظام ۵S  ساده‌سازی کار‌ها برای همه با از بین بردن ناکارآمدی‌ها و اتلاف‌ها است. وقتی افراد در سازمان این موضوع را کاملاً متوجه شوند، به احتمال فراوان از آن پشتیبانی خواهند کرد.

۴. استفاده از ارتباطات بصری

در قلب نظام ۵S منطقی بصری قرار دارد. با استفاده از عناصر بصری برای ساختاردهی به محیط کار و کمک به ناوبری، می‌توانید اتلاف‌ها را حذف کرده و فضا را کارآمدتر کنید. برخی از ایده‌ها در این خصوص عبارتند از:

• علایم و نشانه‌های کف تاسیسات
• پوسترهایی حاوی لیست وظایف
• برچسب‌زنی روی پاک‌کننده‌ها و تجهیزات
• کدگذاری رنگی
• هشدارهای ایمنی و خطر

۵. تمرکز بر بر روی ایمنی به عنوان عاملی در حذف اتلاف‌ها

برخی از سازمان‌ها یک S ششم با نام Safety یا «ایمنی» به نظام ۵S اضافه می‌کنند. ممکن است میان افراد مختلف برای بودن یا نبودن این مورد در نظام  ۵S اختلاف باشد اما مهم این است که همه «ایمنی» را یک عنصر بسیار مهم در اجرای موثر نظام آراستگی ۵S‌ می‌دانند.

همان‌طور که هر مرحله از ۵S‌ را انجام می‌دهید، نگرانی‌های ایمنی، از جمله آن‌هایی که ممکن است اثرات زیست‌محیطی داشته باشند را در نظر بگیرید. انجام این کار از زیان‌هایی جلوگیری می‌کند که به راحتی می‌توانند جریان کار عادی را در سازمان شما مختل کنند. ​

۶. متناسب‌سازی ۵S برای هر یک واحد‌های سازمانی

هر واحد سازمانی از نظر نقش و نحوه عملکرد متفاوت با واحد‌های دیگر است. به این ترتیب، هیچ برنامه‌ٔ اجرایی مبتنی بر ۵S نباید یک رویکرد صلب و تک‌سایز برای همهٔ واحد‌ها اتخاذ کند. سازمان‌دهی، مرتب‌سازی و مراحل دیگر هر کدام باید به صورت جداگانه برای هر واحد از سازمان شما انجام شود. به این ترتیب، هر واحد می‌تواند شیوه‌ها و رویه‌هایی که نیاز دارد بدون اخلال در عملکرد دیگران خلق کند. ​

۷. خلاقیت

مانند مورد ایمنی برخی از سازمان‌ها یک S دیگر تحت عنوان Spirit یا روحیه را به نظام ۵S خود اضافه می‌کنند. روحیه به این اشاره دارد که برنامهٔ تعریف شده باید خلاق و سرگرم‌کننده باشد و زیست شغلی را برای همهٔ افراد شاغل در سازمان آسان‌تر کند.

کارکنان و مدیران باید به شکل یکسانی در یافتن راه‌هایی برای بهبود شیوه‌ها و فرایند‌های موجود درگیر باشند، و رویکردی مثبت از رویارویی با چالش‌ها داشته باشند. تفکر حاکم باید به گونه‌ای باشد که به جای این که یک مشکل علت نگرانی باشد، فرصتی برای بهبود تلقی شود. ​

۸. تلاش برای بهبود مستمر

نظام آراستگی ۵S تنها در صورتی به هدف نهایی خود دست می‌یابد که به عنوان روشی برای ایجاد بهبود مستمر، یا کایزن، در سازمان مورد استفاده قرار گیرد. گام آخر که حفظ و نگهداری با محوریت جستجوی مداوم روش‌هایی برای بهتر کردن برنامه ۵S  شما است و مراحل قبلی شامل استاندارد‌سازی، نظم‌ و ترتیب، سازمان‌دهی و پاک‌سازی هم به این معنی است که تیم شما باید همیشه مراقب نواحی کاری‌ای باشد که اقلام در آن به شکلی نامرتب و  ناموزون قرار گرفته‌اند.

۹. استفاده از نرم افزار نگهداری و تعمیرات برای اجرای نظام ۵S

در نهایت، سیستم نگهداری و تعمیرات ‏می‌تواند یک ابزار ارزشمند در پیاده‌سازی ۵S باشد. چند مثال از نحوه کمک آن شامل موارد زیر است:

• دسترسی به فهرست مواد اولیه براساس دستور‌کارها و تشخیص مواد ضروری‌ای که نگهداری از آن‌ها ضروری است.
• بررسی زمان تکمیل دستور‌کار‌ها برای تشخیص موارد اتلاف زمان.
• بررسی سلامت تجهیز برای تشخیص نحوهٔ بهبود فعالیت‌های مربوط به نت پیشگیرانه

---

پانویس

[۱] تولید ناب یکی از مشهور‌ترین فلسفه‌های تولید است که در کنار مفاهیمی همچون تولید انبوه و تولید چابک در علم مدیریت مطرح می‌شود. این فلسفه تلفیقی از تولید دستی و تولید انبوه است. به شکلی که انعطاف‌پذیری در تولید را از تولید دستی و قیمت ارزان کالای تولید شده را از تولید انبوه وام می‌گیرد. به‌طور کلی فلسفه تولیدی تولید ناب این است که زمان تولید بین سفارش مشتری و ارسال محصولات و قطعات را با از بین بردن انواع اتلاف‌ها کوتاه می‌کند. اتلاف‌ها که در بصورت مصطلح در فرهنگ ژاپنی به Moda شناخته شده‌اند شامل مواردی هستند که فاقد هر نوع ارزش افزوده‌ای در فرایند‌ها هستند. در فرهنگ تولید ژاپن تلاش بر این است که این اتلاف‌ها که بعنوان موانعی در مسیر کار شناخته شده اند تا حد زیادی کاهش یابند.

[۲] کایزن به معنای بهبود یا تغییر دائم برای رسیدن به نتیجه‌ای بهتر است و به فلسفه‌ای اشاره دارد که در آن تمرکز بر روی بهبود مستمر فرایند تولید، مهندسی یا مدیریت کسب‌و‌کار است. کایزن در مقوله‌های سلامت،روان‌درمانی، و مربیگری زندگی، امور دولتی، بانکداری و دیگر صنایع بکارگیری شده‌ است. هنگام بکاریگیری در امور اقتصادی و فضای کاری، کایزن به فعالیت‌هایی اشاره دارد که همهٔ عملکردها را به‌طور مستمر بهبود می‌بخشد و همهٔ کارمندان از جمله مدیر عامل اجرایی تا کارگران خط مونتاژ را شامل می‌شود.

نظام آراستگی ۵S – راهنمای کامل (۵ گام، اهداف، مزایا و …)

نظام آراستگی محیط کار 5s یکی از روش‌های پیشرو در مدیریت و بهره‌وری در صنایع بوده است که پس از جنگ جهانی دوم و با الهام از نظام خانه‌داری صنعتی یا Housekeeping، برای نخستین بار در صنایع ژاپنی شرکت تویوتا  در شو در نظام تولید به هنگام (Just In Time) معرفی شد.

سامان‌دهی و مرتب‌سازی محیط اطراف ممکن است در زمان‌های مختلف صورت پذیرد، اما بدون تکرار همیشگی، تأثیری در محیط کار ایجاد نخواهد شد. هدف از این نظام، حفظ، نگهداری و استانداردسازی است به نحوی که از به هم خوردن دوباره نظم ایجاد شده جلوگیری به عمل آید. از جمله المان‌های لازم برای حفظ و نگهداری سیستم پیاده‌سازی شده، تعهد مدیریت، تخصیص بودجه لازم، کارگروه یا کمیته‌ای فعال، مشارکت پرسنل، سیستم انگیزشی و مکانیزم پاداش‌دهی، برنامه ترویج نظام آراستگی محیط کار 5s و … است.

استفاده از نظام آراستگی محیط کار 5s عاملی مهم در کاهش زمان‌های تلف شده به شمار می‌رود، به گونه‌ای که زمان پاسخ‌گویی به درخواست کارها و زمان انجام کارهای تعمیراتی تقریباً ۲۰ درصد کاهش می‌یابند.

نظام آراستگی ۵S چیست؟

---

نظام آراستگی ۵S مجموعه‌ اصولی برای ایجاد نظمی مناسب در محل کار است. این اصول که همه افراد کسب‌و‌کار را دربر‌می‌گیرد بر روی حذف مواد و لوازم غیرضروری، قرار دادن همه چیز در جای مناسب خود و استاندارد‌سازی شیوه‌های نگهداری از محیط کار تاکید دارد. ​

---

اصول نظام آراستگی ۵S – 5s مخفف چیست؟

---

به طور خاص  ۵S مخفف موارد زیر است:

• سازمان‌دهی  ـ سیری Seiri
• نظم و ترتیب ـ سیتون Seiton
• پاکیزه‌سازی ـ سیسو Seiso
•  استانداردسازی ـ سیکتسو Seiketsu
• حفظ و نگهداری ـ شیتسوکه Shitsuke
• 

اهداف ‌نظام آراستگی ۵S

---

هدف نهایی ۵S ، همانطور که ذکر شد، اطمینان از این است که محل کار تا حد ممکن منظم و منطقی باشد. هر چیزی که غیر ضروری باشد حذف می‌شود، اقلام در جایی که به آن‌ها نیاز است قرار داده می‌شوند، و محیط کاری تمیز و عاری از بی‌نظمی می‌شود. ​

علاوه بر موارد بالا، ۵S طراحی شده تا به صورت روتین و روزانه اجرا شود و به همین خاطر بهبود مستمر را تقویت می‌کند. ​

نتایج پیاده‌سازی نظام آراستگی محیط کار 5s :

کیفیت – 90 درصد بهبود؛

بهره‌وری – 15-20 درصد بهبود؛

کاهش کالای در جریان ساخت – 50-80 درصد بهبود؛

افزایش فضا – 30-40 درصد بهبود؛

کاهش تصادفات – بهبود 90 درصدی؛

و کاهش زمان فاقد ارزش افزوده – بهبود 25 درصدی.

---

۵ گام نظام آراستگی ۵S

---

مراحل ۵S هر کدام فرایند خاص خود را دارند که در ادامه به تفصیل به آن‌ها خواهیم پرداخت. در ادامه ببینید