5S و استانداردهای جهانی مدیریت

نظام آراستگی محیط کار(5S) بعد از جنگ جهانی دوم توسط ژاپنی ها مطرح و به کار گرفته شد. 

مدیران و صنعت گران ژاپن بعد از تصمیم گیری برای بازسازی صنایع خود بعد از جنگ، به دنبال ایده ها و راه کارهایی برای بهبود تولیدات و افزایش فروش محصولات تولیدی خود بودند که دعوت از دکتر ادواردز دمینگ توسط انجمن دانشمندان و مهندسین  ژاپن نیز یکی از اقدامات ناشی از همین تصمیمات بود تا جایی که تنها یک سال پس از حضور دکتر دمینگ آمریکایی در ژاپن یعنی سال 1951، جایزه دمینگ راه اندازی  شد و تا کنون هرساله این جایزه معتبر به بهترین صنایع  ژاپن اهدا می‌شود.

از دیگر اقدامات ژاپنی ها، گرفتن ایده ” خانه داری صنعتی” از برخی صنایع آمریکایی بود؛ در آن زمان کشور آمریکا که هر ساله خسارت های هنگفت جانی و مالی را به دلیل حوادث ناشی از کار در صنایع خطرساز خود پرداخت می کرد، طرحی تحت عنوان خانه داری صنعتی (Housekeeping) را برای صنایع مهمات سازی ؛ کبریت سازی ؛ داروسازی ؛ مواد غذائی و تجهیزات پزشکی اجرا نموده بود.

در استانداردهای جهانی مدیریت الزامات متعددی وجود دارد که لازم الاجرا می‌باشند، ولی به دلیل جامعیت و عمومی بودن آن‌ها، بکارگیری روش و تکنیکی خاص در راستای تحقق این الزامات (به طور صریح) ذکر نشده است. 

با وجودی که در استانداردهای جهانی مدیریت مشخصاً از یک سیستم و روش خاص نام برده نشده است، ولی برخی از الزامات آن به گونه‌ای است که با به کارگیری یک تکنیک خاص، به طور کامل و اثربخش، محقق می‌شود. 

از جمله این سیستم‌ها و ابزارها 5S می‌باشد که به دلیل گستردگی مفهوم و در برگرفتن ابعاد گوناگونی همچون نظم، شناسایی و ردیابی، ایمنی، پاکیزگی، آموزش، انضباط، بازیابی و بهبود، روش مناسبی جهت دستیابی به بسیاری از استانداردهای جهانی مدیریت می‌باشد. طبق نظر بسیاری از صاحب نظران، 5S سنگ بنای سایر سیستم‌های کیفیتی و بهره‌وری مانند ISO 9000 می‌باشد (این موضوع در بسیاری از بندهای استاندارد ISO 9000:2000 قابل رؤیت است).

 طراحی سیستم

• تشکیل تیم ممیزی
• آموزش کلیه پرسنل سازمان با توجه به پست‌های سازمانی افراد سازمان و تعیین و اطلاع رسانی زمان ممیزی
• تهیه روش‌های اجرایی (ساماندهی، نظم و ترتیب، پاکیزه سازی)، چک لیست و دستورالعمل‌های مورد نیاز

فاز سوم: استقرار و ممیزی

• پیاده‌سازی نظام آراستگی محیط کار (5S) (در جایگاه مشاور در این حوزه، پیشنهاد می‌کنیم این مرحله با پروژه‌های پایلوت آغاز گردد.)
• تهیه فیلم و عکس از وضعیت سازمان بعد از انجام تغییرات
• تهیه و ابلاغ گزارش مقایسه‌ای و نتایج حاصل از تغییرات
• ارزیابی عملکرد نفرات و واحدها و تقدیر از فرد آراسته و واحد آراسته
• ارائه آموزش جهت فرهنگ‌سازی و نظارت همیشگی بر آن

  

آیا یکبار سواکردن و مرتب کردن و پاکیزه ساختن کافی است؟

برای داشتن محیطی ایده‌آل و آراسته بایستی پیوسته و با برنامه مشخص اقدام کرد. هدف از اجرای S چهارم، نگهداری همه چیز در وضعیتی سامان یافته است. در این مرحله نیاز است که معیارها و استانداردهایی جهت حفظ وضعیت حاصل از انجام اقدامات پیشین و استمرار در آن‌ها ایجاد نمود که به کمک این استانداردها بتوان وضعیت محیط کار را در حد معینی از پاکیزگی نگهداری نمود.

S آخر مربوط به ایجاد شرایط و بستر مناسب فرهنگی برای رعایت قوانین و مقررات توسط کارکنان و به منظور نیل به عادت انجام هر کار به شیوه صحیح می‌باشد. البته باید به این نکته توجه داشت که عادت‌های کاری صحیح به راحتی به دست نمی‌آیند بلکه حاصل تمرین، کوشش و ممارست بسیار در انجام کارهای صحیح و ایجاد نظم و انضباط در کار می‌باشد.

---

با وجود اینکه نظام ساماندهی محیط کار در حل مشکلات، افزایش ایمنی، شناسایی کانون‌های خطر، ایجاد آرامش روحی، ارتقا روحیه کارکنان، شناسایی، ردیابی و کاهش ضایعات، افزایش بهره‌وری و … یک سازمان مؤثر می‌باشد ولی استقبال چندانی از طرف صنایع ایران از آن به عمل نیامده است. شاید یکی از عمده‌ترین موانع به کارگیری این نظام در صنایع کشور عدم آگاهی از فلسفه آن باشد. در صورتی که بتوان فلسفه نظام آراستگی محیط کار 5s را روشن نمود و بر این اساس روش اجرایی ساده‌ای را ارائه داد، آنگاه می‌توانیم با حمایت مدیران صنایع مختلف، شاهد به کارگیری پایه­‌ای‌ترین و ضروری‌ترین روش ساماندهی محیط کار باشیم. امیدواریم تلاش‌های مجموعه ما تأثیری هر چند کوچک در بهبود فضای کاری سازمان‌ها داشته باشد.

---

نتایج پیاده‌سازی نظام آراستگی محیط کار 5s :

کیفیت – 90 درصد بهبود؛

بهره‌وری – 15-20 درصد بهبود؛

کاهش کالای در جریان ساخت – 50-80 درصد بهبود؛

افزایش فضا – 30-40 درصد بهبود؛

کاهش تصادفات – بهبود 90 درصدی؛

و کاهش زمان فاقد ارزش افزوده – بهبود 25 درصدی.

دستاوردهای پیاده‌سازی نظام آراستگی محیط کار 5s :

• تلاش برای ایجاد عادت‌های صحیح درکارکنان
• کاهش زمان‌های جستجو
• قابل لمس بودن نتیجه کار برای همه
• ایجاد و تقویت روحیه کار گروهی در قالب کار تیمی
• ارتقاء روحیه کاری، رضایتمندی شغلی و علاقه کارکنان به محیط
• بالا رفتن سطح خلاقیت افراد و بهبود وضع ظاهری سازمان
• بهبود بهره‌وری شرکت از طریق شناسایی و رفع اتلاف‌ها
• کاهش چشمگیر خطاها و اشتباهات

5s و سرمایه گذاری بلند مدت

هزینه انجام هر پروژه تأثیر بسیاری در پیاده‌سازی آن خواهد داشت. اجرای نظام آراستگی محیط کار 5s نیز مستلزم صرف هزینه خواهد بود و چه بسا که برخی مدیران و کارکنان، پیاده‌سازی آن را امری غیرضروری بدانند. اما این رویکرد با کم‌ترین هزینه ممکن بیشترین نتایج در بهبود محیط کار را به ارمغان خواهد آورد. از سوی دیگر، سازمان می‌تواند از درآمد حاصل از فروش اقلام غیرضروری خود سود ببرد. نمونه قابل تأمل این موضوع، پرداخت تمام هزینه‌های پروژه 5s از درآمد حاصل از فروش ضایعات و اقلام غیرضروری در یکی از سازمان‌ها بوده است.

در چنین پروژه‌هایی برآورد منفعت پیاده‌سازی کاری دشوار است و همچنین برآورد هزینه ناشی از عدم اجرای آن نیز پنهان است و چندان قابل محاسبه نیست. نکته پایانی این است که به هزینه آراستگی محیط کار به عنوان یک سرمایه گذاری نگاه کنیم، یک سرمایه گذاری بلندمدت که باید اثرات آن را در آینده ارزیابی کنیم.

بهره‌گیری از محیط کار در پرورش نهاد انسان

محور تمامی فعالیت‌ها در نظام ساماندهی انسان است. فعالیت افراد است که باعث برپایی آن شده و استمرار حضور کارکنان در پیاده‌سازی مراحل 5S موجب بقای آن می‌گردد. نگرش به انسان با نقش محوری در پیاده‌سازی نظام آراستگی محیط کار 5s موجب می‌شود که ضمیر ناخودآگاه شخص تحت تأثیر قرار گیرد و فرد را به سوی اهداف نظام سوق دهد. اولین ثمره چنین حالتی تغییر ابتدایی در رفتار انسان می‌باشد. این تغییر رفتار باید از طریق آموزش صحیح بارور شده و به تغییر در تفکر بی‌انجامد. با روش 5S می توان فرآیند تغییر را تسهیل نمود و فرهنگ کاری کارکنان را به سوی فرهنگی ایده‌آل که در آن کار گروهی از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است، رهنمون ساخت. نظام آراستگی محیط کار 5s محیط ناکارآمد و به هم ریخته را به محیط کارآمد، منظم، شاداب و پرنشاط تبدیل می‌نماید.

دو عامل تاثیر گذار در اجرای نظام آراستگی 5S

1- اولین عامل تاثیر گذار، عوامل دورن سازمانی است.

عامل درون سازمانی را می توان در موارد زیر بررسی کرد:

باور و تعهد مدیر ارشد:

پیاده سازی این سیستم و هر سیستم دیگری در سایه تعهد و باور مدیریت ارشد است. تا مادامی که مدیر ارشد از سیستم و رویه ای حمایت نکند، آن سیستم نمی تواند بخوبی پیاده شود. نظام آراستگی و 5S هم از این مقوله مستثنی نیست.

باور، تعهد و حمایت مدیران میانی و سرپرستان:

تا زمانی که حمایت مدیر ارشد به قسمت های پایینی سازمان نفوذ نکند، باز شاهد اجرای صحیح سیستم نیستیم. تا زمانی که مدیران میانی علاقه و تمایل جدی به پیاده سازی الزامات نظام آراستگی نداشته باشند، نمی توان انتظار داشت که این سیستم بخوبی اجرا شود.

فرهنگ سازمانی:

فرهنگ حاکم در سازمان و جوی که بین کارکنان سازمان ایجاد شده است نیز یکی از مهمترین عوامل در اجرای صحیح و بهینه نظام آراستگی است. تا زمانی که کارکنان سازمان به این اعتقاد نرسیده باشند که نظام آراستگی و هر سیستم دیگری می توان برای کار بهتر موثر باشد، نباید انتظار یک اجرا خوب را داشت. البته در این فرهنگ سازمانی، مدیران سازمان نقش بسیار مهمی دارند.

توان مالی:

اجرا و پیاده سازی نظام آراستگی 5S مستلزم هزینه های مختلفی است و معمولاً این هزینه ها در برخی از سازمان ها، هزینه های بالایی می شود. سازمانی که خواهان اجرای پروژه های نظام آراستگی است باید توان مالی اجرای 5S را داشته باشد.

مشارکت کارکنان:

یکی از مهم ترین عوامل تاثیر گذار در اجرای  5S مشارکت و همراهی کارکنان سازمان است. تا زمانی که کارکنان سازمان با میل و رغبت و انگیزه، در اجرا 5S مشارکت نداشته باشند، نمی توان یک نظام آراستگی مطلوب را به اجرا گذاشت.

پشتکار، پیگیری و مقبولیت مجری اصلی پروژه:

فردی که به سمت مجری و مسئول اجرای پروژه 5S گمارده می شود، باید پشتکار و پیگیری کافی برای اجرا را داشته باشد تا بتواند در زمان های مقرر کارها و اقدام ها را اجرایی کند و از طرفی این فرد با مقبولیت کافی نزد کارکنان سازمان را داشته باشد تا بتواند از همراهی تمام کارکنان سازمان بهره بگیرد.

بکارگیری صحیح روش های تشویق و تنبیه:

در راستای اجرای 5S باید سیستمی نظامند برای تشویق و تنبیه وجود داشته باشد. برخی از کارکنان در اجرای  5S واقعاً همکاری می کنند و تمام تلاش خودشان را می کنند اما در مقابل برخی از اجرا وظایف محوله، امتناع می کنند. مسلماً دسته اول باید تشویق شوند و برای دسته دوم قوانین تنبیهی وجود داشته باشد.

2- دومین عامل تاثیر گذار، عوامل فردی است.

عامل فردی را می توان در موارد زیر بررسی کرد:

شلختگی یا نظم شخصی:

اگر افراد سازمان بصورت خودکار، افرادی منظم باشند، سازمان راحت تر می تواند سیستم نظام آراستگی 5S را اجرا نماید تا زمانی که کارکنان یا بخشی از آنها کلاً افرادی شلخته و بی نظم هستند.

فعال بودن کارکنان:

اینکه آیا کارکنان سازمان فعال هستند و در اجرای 5S همکاری می کنند یا خیر در زمره موارد تاثیر گذار است. اگر کارکنان تنبل باشند، در روند اجرا خلل های زیادی وارد می شود.

روحیه مشارکت و کارگروهی:

اجرای  5S نیازمند یک کار گروهی است. زمانی نظام آراستگی به خوبی اجرا می شود که کارکنان سازمان به صورت تیمی تلاش کنند تا الزامات و خواسته های 5S پیاده سازی و اجرا شوند. اینکه کارکنان سازمان روحیه مشارکت و کارگروهی دارند یا خیر می تواند در سرعت پیشرفت کار تاثیر فراوانی داشته باشد.

توان علمی:

وجود کارکنانی که توان علمی بالایی دارند یا به یادگیری علاقه دارند می تواند در اجرا بسیار مهم و تاثیر گذار باشد. کارکنانی که با علاقه به دنبال یادگیری می روند و اصول نظام آراستگی را فرا میگیرند می توانند تاثیر مطلوبی در اجرا 5S داشته باشند.

در کنار دو عامل بالا که به بررسی مفصل آنها پرداختیم عوامل دیگری هم در اجرای بهینه نظام آراستگی 5S تاثیر گذار هستند. مانند عوامل بیرونی مانند فرهنگ شهر یا کشور، همکاری ارگان های دولتی و ارائه بسته های تشویقی، نظام سیاسی و … همچنین نوع کار و شکل سازمان هم یکی از عوامل تاثیر گذار است، مسلماً اجرای 5S در یک سازمان خدماتی متفاوت از یک سازمان تولیدی است و همچنین نوع سیستم سازمان در اجرا بهتر 5S می تواند تاثیر گذار باشد.

مدیریت دیداری در نظام آراستگی محیط کار(5S)

ما روزانه از حافظه خود برای به یاد آوردن داده‌ها و اطلاعات و از تمامی حواس پنجگانه برای انجام فعالیت‌ها در واحد خود به بهترین نحو استفاده می‌کنیم، آنچه در این بین اهمیت دارد آن است که این حواس ایستا را به هوشیاری پویا تبدیل کنیم و آنها را در حالتی زنده و فعال نگه داریم.در این میان، حس دیداری ما یعنی بینایی، از اهمیتی ویژه برخوردار است.

چنین برآورد شده که 60% تمامی فعالیت‌های انسانی، با بینایی آغاز می‌شود، البته ما از حس شنوایی و حس لامسه خود نیز بهره می‌گیریم واستفاده بهینه از آنها، به همان اندازه اهمیت دارد، اما حس بینایی، حس غالب است. به همین دلیل است که بعضی اوقات از آن به عنوان تبلور و تجسم آگاهی دیداری، یاد می‌شود.

مثالهایی از مدیریت دیداری:

1- معمولا در بیمارستان ها روی دیوارها خطوط رنگی مختلفی وجود دارد به رنگهای سبز، قرمز، آبی و زرد. روی آن ها نوشته شده، آزمایشگاه، سی سی یو، بخش جراحی و . . . بدون اینکه نیاز باشد فردی مطلع را پیدا کنید تا از او بپرسید با دنبال کردن همان خطوط رنگی به جایی که می خواهید، می رسید.

2- یک خودرو سواری را در نظر بگیرید. معمولا در یک خودرو استاندارد به طور میانگین ۱۴۴ آیتم و علامت تصویری وجود دارد. این وسیله های بصری با به کارگیری تکنیک های مدیریت دیداری و به صورتی آگاهانه طراحی و ایجاد شده اند تا به مالک و راننده خودرو کمک کند که خودرو را براند، حین رانندگی ماشین را کنترل نموده، از خودرو نگهداری کرده و عیوب و مشکلات احتمالی معمول را شناسایی کند و در صورت لزوم آن را تعمیر نماید.

3- حالا به یک شرکت صنعتی می رویم. در این کارخانه، مواد اولیه، قطعات نیم ساخته و محصولات در جریان ساخت که معیوب بوده و دارای عدم انطباق کیفی می باشند را در پالت ها یا ظرف هایی که با یک رنگ خاص مثلا زرد یا قرمز، رنگ آمیزی شده است قرار داده اند تا از استفاده ناخواسته آن ها به عنوان قطعه یا محصول سالم جلوگیری شود بدون آن که بازرس کنترل کیفیت یا سرپرست تولید ملزم باشد که به همه کارگران، دیگر بازرسان کنترل کیفیت یا مسئولان انبار در آن شیفت یا نوبت های دیگر کاری، توضیح دهد که اقلام درون این ظرف ها، مشکل کیفی دارند و نباید بدون مجوز کنترل کیفیت از آن ها استفاده شود.

این سه مثال، نمونه هایی ساده از کاربردهای بی شمار تکنیک مدیریت دیداری یا مدیریت بصری می باشند که در گستره وسیعی از زندگی عادی تا محیط های صنعتی، کارخانه ها، سازمان ها و دفاتر اداری قابل استفاده هستند.

رنگها و علائم در نظام آراستگی محیط کار(5S)

وﻗﺘﯽ در ﺣﺎل اﺳﺘﻘﺮار ﻧﻈﺎم آراﺳﺘﮕﯽ محیط کار (5S) ﻣﯽ ﺑﺎﺷﯿم ﯾﮑﯽ از اﻗﺪاﻣﺎت اﺳﺎﺳﯽ ﮐﻪ اﻧﺠﺎم ﻣﯽ دﻫﯿم اﺳﺘﻔﺎده از رﻧﮓها، علائم در نظام آراستگی محیط کار ﻣﯽ ﺑﺎﺷﺪ. اﮔﺮ ﺑﻪ‌رﻧﮓها، علائم و ﮐﺎرﺑﺮد‌آنها در ﻧﻈﺎم‌آراﺳﺘﮕﯽ ﺗﻮﺟﻪ‌ﺷﻮد آﺛﺎر و ﺑﺮﮐﺎت ﺑﺴﯿﺎری در‌سازمان‌ﺷﻤﺎ ﺧﻮاﻫﺪ‌داﺷﺖ و ﺑﻬﺮه‌وری‌تان ﺑﺴﯿﺎر‌زﯾﺎد ﺧﻮاﻫﺪ‌ﺷﺪ. وﻟﯽ ﻣﺘﺎﺳﻔﺎﻧﻪ اﯾﻦ اﻣﺮ در ﺑﺴﯿﺎری از ﺻﻨﺎﯾﻊ ﺟﺪی ﮔﺮﻓﺘﻪ ﻧﺸﺪه و ﺑﯿﺸﺘﺮ ﻣﻮاﻗﻊ ﺳﻠﯿﻘﻪ اﻓﺮاد در اﯾﻦ ﻣﻮارد ﺣﺎﮐﻢ اﺳﺖ. وﻟﯽ ﻣﻄﻤئن ﺑﺎﺷﯿﺪ ﮐﻪ ﺷﻤﺎ در‌ﺻﻮرﺗﯽ ﻃﺒﻖ اﺳﺘﺎﻧﺪارد‌ﻫﺎی ﮔﻔﺘﻪ‌ﺷﺪه ﻋﻤﻞ‌ﻧﮑﻨﯿﺪ. نه‌تنها ﻫﺰﯾﻨﻪ ﺧﻮد‌را دور‌رﯾﺨﺘﻪ‌اﯾﺪ ﺑﻠﮑﻪ ﺑﻬﺮه‌وری ﮐﺎر‌ﺧﻮد را ﻧﯿﺰ ﭘﺎﯾﯿﻦ‌آورده و ﺧﻮدﺗﺎن ﺑﺎﻋﺚ ﻧﺎﺑﻮدی ﮐﺴﺐ‌و‌ﮐﺎر ﺧﻮدﺗﺎن ﺧﻮاﻫﯿﺪ‌ﺷﺪ.  برای آشنایی شما در این مقاله  به بعضی از این استانداردها می‌پردازیم.

چگونه محیط کار خود را ساماندهی کنیم؟

همان‌طور که می‌دانیم اولین مرحله از نظام آراستگی محیط کار، Seiri یا ساماندهی است .

برای ساماندهی محیط کار مراحل زیر را انجام می دهیم:

گام اول :

به اتفاق همکاران ، نگاهی به اطراف محیط کاری خود بیندازید و اقلامی را که برای کار شما غیرضروری است، بیابید.

گام دوم :

 مدیریت تفکیک و جداسازی(معیارهای ساماندهی)را به کار ببندید.

 خلاصه‌ای از این معیار ها در جدول زیر آمده است:

گام سوم:

به اطراف محیط کاری خود نگاهی بیاندازید و عمل زدن برچسب قرمز را انجام دهید.

Red Tag  چیست ؟

برای ساماندهی محیط کار از برچسب قرمز یا  Red Tag  استفاده  می‌کنند . یعنی روی کلیه وسایل  غیرضروری برچسب قرمز می‌چسبانند. با گذشت زمان، اگر وسیله‌ای مورد نیاز قرار بگیرد برچسب آنرا برمی‌دارند . پس از مدتی هر چیزی که برچسب قرمز روی آن باشد ، باید از محیط دور شود.

گام چهارم :

روش اجرایی از دور خارج کردن را مشخص کنید :

• همیشه گوشه و کنارهای محیط کاری خود را بررسی کنید.
• مشخص کنید که چه کسی مسئولیت تأیید را به عهده دارد.
• اگر شیئی یا مدرکی قابل استفاده است ، آن را به واحد یا بخش دیگری انتقال دهید.
• مشخص کنید که اقلام مازاد بر نیاز مواد و منابع را به چه مکانی باید باز گرداند.
• اقلام مازاد و غیر قابل استفاده را دور بریزید یا به خارج از سازمان بفروشید.

آیا می دانید یک میز کار آشفته مساوی است با:

• پائین بودن بهره وری
• از دست دادن فرصتها و مهلت های انجام کار
• جستجوی دیوانه وار برای اطلاعات گم شده
• ساعتهای طولانی کار
• افزایش اضطراب و پریشانی
• از دست دادن روحیه
• حواس پرتی های ناخواسته
• مشکلات غیره منتظره

نکته بسیار مهمی که باید اشاره کرد این است که در پاره ای از موارد یک شیء ، غیر ضروری و زائد نیست ، بلکه به دلایل دیگر و به ویژه کمبود فضا ، زائد و مزاحم به نظر می رسد.

مثالی در این مورد، موضوع را روشن می کند. فرض کنیم دفتر کار یک کارشناس یا مسئول از نظر مساحت و ابعاد بسیار تنگ تر ازآن است که بتواند پاسخگوی فعالیت راحت و بدون تضییع وقت وی گردد. این مشکل وقتی حدّت می‌یابد که وی به اقتضاء کارش ، روزانه تعدادی مراجعه کننده داشته باشد.

در این حالت در محل کار وی تعدادی وسائل و اشیاء  ، نظیر مبل یا صندلی برای مراجعان و مشتریان مستقر گردیده است که جا را برای سایر وسائل ضروری وی از جمله کمدها ، کشوها ، قفسه ها ، پرونده ها ، مکاتبات و کارهای روزانه و غیره تنگ کرده است.  ولی ، نظربه اینکه به دلیل تنگی جا قفسه های کافی در دسترس ندارد به ناگزیر تعداد زیادی از پرونده ها و نامه ها برروی میز کارش انباشته می شود که مسلما در پیدا کردن و دسترسی به هر کدام در موقع لزوم و بویژه در حضور مراجعین وقت بسیاری را از دست می دهد .

این امر افزون بر اتلاف وقت مراجعه کننده و متصدی و پریشانی فکر خود ، اثر بسیار نامطلوبی بر ذهن مراجعه کننده می نهد . در این مثال مسئله زائد بودن به معنای واقعی آن مطرح نیست ، بلکه زائد بودن به علت کمبود فضا است و می توان بعنوان مثال بجای چهار ،‌پنج صندلی از دو یا سه صندلی استفاده کرد و فقط در مواقع لزوم به آنها بطور موقت افزود . ولی مسئله قفسه ها و پرونده ها چه خواهد شد ؟ در اینجاست که بهره وری مکان در ساماندهی محیط کار یعنی حداکثر استفاده از فضای معین و محدود مطرح می شود :

اول –

از چند قفسه یا کشو می توان کاست ؟ در بسیاری از موارد تعدادی از آنها با بهبود سیستم بایگانی ضرورت وجودیشان را از دست می دهند.

دوم –

می توان قفسه ها را بجای استقرار بر کف زمین بر روی قسمتهای فوقانی دیوارها نصب کرد.

سوم –

می توان میزهایی سفارش داد که دارای کشوهایی مناسب جهت قرار دادن  پرونده ها و کلاسورها باشد.

چهارم –

می توان با سلیقه های خاص از صندلی های تاشو استفاده کرده و در موارد غیر ضروری آنها را در قسمتی از زیر یا کنار میز قرار داد .

موارد یاد شده بالا ، صرفا جنبه ذکر مثال را دارند و گرنه می توان با بررسی های محیطی به بسیاری از ایده ها و پیشنهاد های اصلاحی در این زمینه دست یافت .

به هر حال کاربرد ساماندهی محیط کار – موضوع مدیریت اولویتها – است. در این مدیریت بر خلاف ضرب المثل معروف فارسی (که البته منطق و دلایل خاص خود را دارد و اکثرا فارغ از محدودیتهای مکانی و زمانی است) که می‌گوید : هر چه که خوار آید روزی به کار آید. اصل بر رها کردن خویش از غیرضروری‌هاست،‌ زیرا زیان نگه‌داشتن آنها به مراتب بیشتر از فواید احتمالی‌شان است .

اقدامات لازم برای  پیاده سازی 5S

گام نخست پیاده سازی 5S  –  تعریف مسولیتها :

در گام‌اول از اقدامات پیاده‌سازی 5S ، تعیین میشود که هر‌یک از‌مسئولیتها بر‌عهده کدام‌یک از بخشهای سازمان می‌باشد.

گام دوم پیاده سازی 5S  –  تشکیل کمیته 5S :

اعضای کمیته 5S به این صورت انتخاب میشوند : از هر‌بخش یک نفر مسئول اجرای مصوبات کمیته در بخش محل‌فعالیت خود می‌شود. و در ضمن یک‌نفر بعنوان دبیر‌کمیته مسئول انجام کارهای اداری می‌شود.

گام سوم پیاده سازی 5S  _ اجرا  :

این گام معمولا شامل پنج فاز می باشد.

فاز اول گام اجرای پیاده سازی 5S  :

در فاز اول هر‌فرد باتوجه به محل کار خود لیستی از کلیه اقلام موجود و همچنین ضروری و غیر ضروری بودن هر یک را مشخص کرده و در فرمی به نام فرم اقلام موجود وارد میکند.
سپس کار تفکیک اقلام صورت میگیرد.قسمتی از محل‌کار (سوپر‌مارکت) بعنوان اقلام غیر‌ضروری تعیین میشود و اقلام تا تعیین‌تکلیف اقلام غیر‌ضروری(دور ریختن،تعمیر،فروش و…) در آن محل باقی می‌مانند.

فاز دوم گام اجرای پیاده سازی 5S  : نظم وترتیب

پس‌از تعیین تکلیف اقلام ضروری و غیر‌ضروری، دسته‌بندی اقلام‌ضروری بر‌اساس ماهیت تواتر نیاز صورت‌می‌پذیرد.

در مرتب سازی و اجرای فاز نظم و ترتیب به نکات زیر توجه میشود :

•    برای انبار کردن و ذخیره کردن اقلام ، از روش FIFO استفاده گردد.( اولین وارده اولین صادره)
•    برای هریک از اقلام ، مکان مشخصی در نظر گرفته شود.
•    کالا ها، اقلام و محل قرار گرفتن آنها باید به صورت سیستماتیک برچسب گذاری شود.
•    اقلام و اشیاء طوری قرار گیرد که با صرف حداقل زمان ممکن ، قابل دسترسی باشد.
•    اقلام و اشیاء طوری قرار گیرد که به آسانی قابل دسترسی باشد.
•    وسایل و ابزار ویژه و خاص از وسایل عادی مجزا نگهداری شوند.
•    ابزار و وسایلی که مرتبا مورداستفاده قرار می گیرند در نزدیکی کاربران قرار گیرد.

همچنین فعالیتهای زیر برای اجرای کامل این فاز می بایست صورت پذیرد:

– در این‌مرحله کلیه کازیه‌های هر میزتوسط برچسبهای مخصوص مشخص‌شده و ترتیب قرار‌گرفتن نامه‌ها بر‌اساس تاریخ آن می‌باشد.
کلیه اتاقها مجهز به ساعت دیواری (حتی الامکان متحدالشکل) باشد.
– برای وسایل شخصی پرسنل مانند کیف ، چادر، کت و…در هر اتاق مکان مناسبی جهت نگهداری در نظرگرفته شود به طوریکه ایجاد مزاحمت برای سایر افراد ننماید.
– کلیه زونکن ها از نظر نظم و ساماندهی توسط برچسب مخصوص نامگذاری میشود.

فاز سوم گام اجرای پیاده سازی 5S  : پاکیزه سازی

قبل‌از مرتب‌سازی و جایگذاری اقلام ابتدا می‌بایست نظافت اساسی و پاکیزه‌سازی اساسی در کل ساختمان صورت پذیرد. پس‌از انجام پاکیزه‌سازی کلی و قرارگرفتن اقلام بر سر جای خودپاکیزه‌سازی جزیی به صورت برنامه روتین هفتگی صورت خواهد پذیرفت.

پاکیزه سازی کلی
برای اجرای پاکیزه سازی کلی ، محیط کار به صورت کلی ارزیابی و موارد آلودگی ، خرابی ، شکستگی ، نشتی ، فرسایش و…. شناسایی و اعلام میشود. مسوول انجام ارزیابی محیط توسط کمیته پنج اس مشخص میشود.
فرد یا افراد مسوول اقدام به بازبینی از قسمتهای مختلف نموده و طی گزارشی موارد خرابی را به این کمیته گزارش می دهد. در جلسه کمیته پنج اس این گزارش بررسی و صورت جلسه ای جهت رفع عیب موارد اساسی مشخص می گردد .
پاکیزه سازی جزیی و روزمره
گروه خدماتی ، به صورت روزمره اقدام به انجام فعالیتهای پاکیزه سازی  ( شامل : سرویس بهداشتی ، معابر لوازم اداری و کامپیوترها و … ) جهت حفظ پاکیزگی و نظافت محیط می نمایند.

فاز چهارم گام اجرای پیاده سازی 5S  : استاندارد سازی

• برای کلیه اتاقهای ساختمان کد‌گذاری یا شماره‌گذاری صورت‌گرفته و نام واحد یا اداره توسط تابلویی در بیرون‌اتاق و کد‌اتاق بر‌روی آن شناسایی می‌شود.

•    کد و نام هر اتاق به صورت تابلو راهنما تهیه شده و در محلهای عمومی نصب میگردد.

•    برای هر کدام از ساختمانها نقشه جانمایی تهیه شده و شماره اتاقها برروی آن مشخص گردیده و در محلهای عمومی نصب میگردد.

•    کلیۀ موارد و پارامترهای در نظر گرفته شده در جلسات کمیته راهبری به صورت مستند درآمده و درقالب دستورالعمل اجرایی پنج اس به کلیۀ واحدها ابلاغ می شود.

•    از علائم استاندارد برای علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص( در انبار مواد شیمیایی , تجهیزات با فشار کارکرد بالا … ) ، تجهیزات خاموش کننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنمای از سیستم اطفای حریق، تابلوهای سیگار کشیدن ممنوع … ) استفاده می شود.

فاز پنجم گام اجرای پیاده سازی 5S  : انضباط

ایجاد انضباط و نهادینه‌کردن آن در‌مجموعه از طریق آموزش شیوه‌های درست انجام‌کار به افراد و تمرین‌دادن آنان در این زمینه صورت می‌پذیرد. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می‌پذیرد.

مشکلات اجرای 5S :

موانع و مشکلات اجرای نظام 5S که عمده ترین موانع و مشکلات عبارتند از :

•    عدم آموزش کافی کارکنان جهت اجرای صحیح سیستم.

•    عدم شناخت کافی از این نظام و توانائیهای آن و عدم حمایت لازم مدیران ارشد.

•    عدم توجه به تداوم اجرای اصول5S و بلند مدت بودن اجرای آن.

•    ساده انگاشتن نظام 5S  و عدم بررسی عمیق آن.

•    تصویر و برداشت ناصحیح از هزینه بر بودن اجرای این نظام در اوایل اجرای آن.

با وجود مشکلات فوق الذکر پیاده سازی اصول 5S با کمک متخصصین و مشاورین تیم 5s-system بسیار ساده بوده و به محض قدم نهادن در آن، مراحل بعدی با کیفیت مطلوب تر قابل اجرا می باشد.

مزایای اجرای نظام آراستگی 5S :

•    جلوگیری از انباشته شدن ضایعات.

•    افزایش درآمد ناشی از فروش به موقع و مقرون به صرفه ضایعات صنعتی به علت تفکیک کردن آنها.

•    استفاده از قفسه بندی و ارتفاع در چیدمان مواد و صرفه جویی در سطح اشغال محیط کار.

•    جلوگیری از آتش سوزی، احتراق، انفجار، سقوط اجسام و سایر حوادث مشابه در اثر کاهش تراکم مواد زائد و ضایعات و مراقبت از آنها.

•    جلوگیری از دور ریختن مواد، قطعات سالم به همراه ضایعات و زوائد.

•    جلوگیری از گم شدن و یا مخفی ماندن، مواد، قطعات و ابزار در هم با یکدیگر در اثر انباشت نامنظم آنها.

•    سهولت در رفت آمد لیفتراکهای دستی و لیفتراکها در محیط کار.
•    نمایان بودن قطعات، ابزار و مواد در قفسه ها و جلوگیری از پنهان شدن آنها از چشم.
•    جلوگیری از هر گونه نشت آب، روغن، گاز، باد و سایر مواد به منظور ایجاد ایمنی و جلوگیری از ضایع شدن و نیز صرفه جویی در انرژی.
•    پاکیزگی سطح محیط کار و جلوگیری از لغزیدن کارکنان و زمین خوردن آنها و بروز حوادث در حین کار.
•    رنگ آمیزی مرتب محیط کار و ماشین آلات و نیز تجدید خط کشی ها.

•    ایجاد فرهنگ پیشگیری به جای تعمیر.

•    رعایت بهداشت، سلامتی و ایمنی کارکنان.

•    کاهش خستگی و آزردگی های ناشی از کار در محیط شلوغ ، نامطبوع و حادثه ساز.

•    انجام خانه تکانی های روزانه ، هفتگی ، فصلی و سالانه توسط کارکنان به منظور مشارکت عمومی در آراستگی.

•    آمادگی مستمر و لحظه ای محیط کار برای بازدیدهای غیر مترقبه مشتری و هر بازدید کننده مهم دیگر از محیط کار.

عوامل موفقیت اجرای نظام  5Sبرخی از عوامل موثر در اجرا و پیاده سازی موفق نظام آراستگی 5S عبارتند از:

•    حمایت و پشتیبانی کامل و قاطع مدیریت ارشد و تاکید بر آگاهی کامل آنها از نظام آراستگی 5S.

•    بستر سازی ، زمینه سازی و فرهنگ سازی مناسب در این زمینه.

•    آموزش مستمر در کلیه سطوح(مدیران ارشد، میانی و کلیه کارکنان) جهت توجیه اهداف، منافع و استاندارد‌ها و مکانیزم عملکرد در نظام 5 اس.

•    انتخاب افراد آگاه و دلسوز، علاقه مند و پیگیر برای مسئولیت های اجرایی نظام 5S.

•    مستمر بودن و تداوم اجرای نظام 5S.

•    تهیه دستورالعمل‌های اجرایی ، چک لیست‌های ارزیابی و ممیزی و انجام ارزیابی های دوره ای. برای بهبود روش های پیاده سازی و افزایش اثر بخش نظام آراستگی 5S.

•    تهیه و اجرای روش های تشویقی و تنبیهی مناسب در جهت اجرای موفق تر نظام آراستگی 5S.

•    تعهد مشارکت مداوم مدیر ارشد و حمایت کامل مدیریت ارشد.