مبالغی که تولیدکنندگان برای تولید صرف می‌کنند، هزینهٔ تولید نامیده می‌شود. اگر هزینه از درآمد بیشتر باشد آن را زیان و اگر هزینه از درآمد کمتر باشد، به آن سود گفته می‌شود. همانگونه که درآمد موجب افزایش سرمایه می‌گردد، هزینه موجب کاهش آن می‌شود.
گاهی اوقات پیش‌بینی‌های شما در مورد کسب و کارتان درست از آب درنمی‌آید یا اینکه به زمان طولانی‌تری برای تحقق رویاهای شغلی‌تان نیاز دارید. برای همین مجبور هستید به روش‌هایی برای کاهش هزینه‌های سازمان یا کسب و کار کوچک‌تان روی بیاورید تا بتوانید همچنان فعالیت کنید و به کارتان ادامه دهید. کارفرمایان معمولا به اولین گزینه‌ای که فکر می‌کنند اخراج برخی از کارکنان است. اما ما به شما روش‌هایی برای کاهش هزینه‌های کسب و کار معرفی می‌کنیم که نیازی به اخراج و کاهش تعداد کارکنان ندارد.
این مقاله ایدههایی برای کاهش و یا کنترل هزینه‌ها در سازمان در زمان تنگ‌دستی و بحران به شما ارائه می‌کند. تمام این راه‌ها الزاما برای سازمان یا کسب و کار شما عملی نخواهد بود، با این حال ما امیدواریم که شما بتوانید از این پیشنهادات به عنوان نقطه شروعی برای همفکری در سازمان‌تان استفاده کنید.
1 – کار را با درک تصویر کلان و ارتباط میان حوزه‌ها، شروع کنید
اگر شما دچار بحران مالی شدهاید، اول ماهیت و عمق بحران را بسنجید. آیا مشکل گردش نقدینگی دارید و یا مشکل در ترازنامه؟ این مساله کوتاه‌مدت است یا بلندمدت؟ با ۱۰٪ کمبود بودجه مواجه هستید یا ۴۰٪؟
راهکار:
یک تیم مدیریت بحران تشکیل بدهید که متشکل است از هیئت مدیره، کارکنان، کارگزار بانکی، حسابدار مالیاتی و اگر مقدور است یک نماینده از میان افرادی که شما به آنها خدمات ارائه می‌کنید. اعضای تیم به شما کمک می‌کنند تا راهبرد مناسب در مواجهه با بحران را انتخاب کنید، گردش نقدینگی را بررسی کرده و طرحی برای بهترین، معتدل‌ترین و بدترین حالت ممکن تعریف کنید.
اقدامات شما باید هم بازه کوتاه‌مدت را در نظر بگیرند و هم بلندمدت باشند رایجترین واکنش اولیه میان مدیران، اتخاذ اقدامات تاکتیکی یا کوتاه‌مدت است. این کار اشتباه است. شما در ابتدا باید به‌دنبال اقدامات بلندمدت یا راهبردی باشید. پرسیدن سوالات زیر به شما در رهبری و تمرکز روی مساله کمک می‌کند:
- آیا به اندازه کافی وقت استراحت، ورزش، غذا خوردن و فراغت با خانواده‌ام صرف میکنم؟
- آیا سراغ سوالات سخت رفته‌ام؟
- آیا تمام اطلاعاتی را که میتوانم داشته باشم در اختیار دارم؟
- آیا اطلاعات را در سطح گسترده با همه به اشتراک میگذارم؟
- اگر حقوق و مزایای بقیه کارکنان کاهش مییابد، آیا این میزان کاهش برای من بیشتر است؟
- آیا با خوشبینی و دیدی مثبت رهبری میکنم؟
- آیا ماموریت سازمان را در اولویت قرار میدهم؟
- آیا نظر همه افراد را در نظر میگیرم؟
راهکار:
- از روش «مکث کردن، فاصله گرفتن از مساله و نگاه به آن از بالا، و بررسی مسیر پیش‌رو در بلندمدت» استفاده کنید تا با واکنش‌های ناگهانی مواجه نشوید که فقط انرژی شما را بیهوده تلف می‌کنند و هیچ نفعی برای پیشبرد کارها ندارند. سوالات ستون قبلی را از خودتان بپرسید.
- «بودجه اقتضایی» خود را بررسی کنید و اگر چنین بودجه‌ای ندارید، تخصیص چنین بودجه‌ای را در دستور کار خود قرار دهید.
2 – هزینه‌ها را از طریق مدیریت صحیح نیروی کار کاهش دهید
به‌دنبال مشارکت و معاوضه خدمات باشید
از مراجعین خود بخواهید در ازای دریافت خدمات، کاری برای سازمان انجام دهند. به‌عنوان مثال از دانشجوها بخواهید در زمان کلاس‌های یادگیری زبان برای بزرگسالان، از بچهها هم مراقبت کنند.
برای کم کردن هزینه‌ها، با دیگر سازمان‌های غیرانتفاعی مبادله خدمات کنید. به‌عنوان مثال خدمات حمل و نقل مجانی را در ازای اجازه استفاده از کلاس‌های درس آن سازمان برای مراجعین خودتان فراهم کنید.
راهکار:
- برای اینکه بفهمید چه چیزهایی قابل اشتراک و یا مبادله است با کارکنان خود همفکری کنید.
- لیست به‌دست آمده را در تارنمای سازمان‌تان قرار دهید
حقوق پرداختی را کاهش دهید
- کم کردن تعداد کارکنان سازمان معمولا اولین کاری است که سازمانها به سرعت برای کاهش هزینه‌هایشان انجام میدهند. ممکن است انتخاب‌های زیر را در نظر نگرفته باشید. با این وجود بهتر است اول منابع ستون بعدی را مطالعه کنید.
- نظر کارکنان را بپرسید. برخی ممکن است حاضر باشند برنامه بازنشستگیشان را جابهجا کنند و یا ترجیح بدهند نیمه‌وقت یا قراردادی به همکاری خودشان ادامه بدهند و یا حتی به مرخصی بلندمدت بدون حقوق بروند.
- موقتا حقوقها را کاهش دهید و یا پرداخت مطالبات را به‌تعویق بیندازید.
اگر مجبور هستید از تعداد کارکنان سازمان غیرانتفاعی بکاهید، بسیار مهم است که از مشاوران خوب، برنامه درست استفاده کنید و پیام واضحی به بقیه کارکنان نگران برسانید. این اقدامات، فرآیند اخراج افراد را راحتتر نمی‌کند ولی باعث کاهش اثرات جانبی و افزایش سرعت بهبود شرایط بعد از آن می‌شود. مقاله راه و رسم درست اخراج کارمندان را مطالعه کنید.
ساختار شغلی سازمان را بازبینی و تغییر دهید
کارکنان را تشویق به کار از راه دور (در خانه) و استفاده از تجهیزات خودشان بکنید.
به شیفت‌های دوگانه برای به اشتراک گذاشتن شغلها روی بیاورید، به گونه‌ای که هر فرد حداقل یک کار نیمه‌وقت داشته باشد.
از کارکنان رسمی به قراردادی روی بیاورید.
نقش‌ها و مسئولیت‌ها را بازبینی و مجدد طراحی کنید.
مزایا را کاهش دهید یا بازبینی کنید
مزایایی مانند مرخصی سالیانه، مرخصی استعلاجی، کمک‌هزینه درمانی یا حق بیمه درمانی را کاهش دهید و یا بازبینی کنید.
اگر سازمان غیرانتفاعی شما کوچک است، به دنبال پیوستن به اتحادیه‌های بیمه سلامت باشید.
هزینه‌های هیئت مدیره را کاهش دهید
جلسه‌ای با هیئت مدیره برای بررسی کاهش هزینه‌ها برگزار کنید.
از هیئت مدیره بخواهید تا درخواست بازپرداخت برای آن‌چه را هزینه کرده‌اند، نکنند.
مسافرت را حذف یا کم کنید و به جای سفر از برگزاری جلسات به‌صورت کنفرانس تلفنی بهره ببرید.
هم‌ترازی پروژه‌ها و خدمات ارائه‌شده خود را با اهداف مالی و ماموریت سازمان بسنجید
- از کارکنان باتجربه بخواهید تا به‌طور هر کدام از برنامه‌های سازمان را با کمک ماتریس هزینه/ماموریت ارزیابی کنند.
- مشخص کنید که کدام پروژه باید مجدد طراحی شود، کدام‌یک باید به پایان برسد و کدام‌یک باید توسعه یابد.
- شرایط عضویت را برای افرادی که می‌توانند از خدمات یا برنامه‌های شما بهرهمند شوند، تغییر دهید. مثلا فقط به افراد کم‌درآمد و یا آنهایی که قادر به پرداخت هزینه خدمات هستند، سرویس بدهید.
- برخی مواقع، گسترش برنامه و خدمات بهترین انتخاب است. اینکه برنامه چگونه و برای چه افرادی ارائه می‌شود می‌تواند تغییر شدیدی در ساختار هزینه‌های برنامه ایجاد کند.
- یک تیم که توانایی و دانش تجزیه تحلیل برنامه و هزینه‌های مرتبط آن را دارد، تشکیل بدهید.
نیروی انسانی خود را به اشتراک بگذارید
وقتی شرایط کسب و کار راکد است و سطح درآمد شما کم شده است می توانید بخش هایی از نیروی انسانی خود را به شرکت های کوچک و در حال رشد اختصاص دهید. بخش هایی مانند نیروی فروش، سرویس به مشتری، خدمات پس از فروش، و حسابداری شما می توانند برای شرکت های کوچک که توان برپایی این بخش ها را ندارند راهگشا باشند. دنبال شرکت هایی که رقیبتان نیستند اما می توانند از خدمات شما استفاده کنند بگردید و با ارائه خدمات به آنها از نیروی انسانی خود حداکثر بهره را ببرید. به جای اخراجو تعدیل نیرو، این نیرو را با دیگر سازمان ها به اشتراک بگذارید.
سرویس رفت و آمد پرسنل
مسیر سرویس‌ها را هر از گاهی بهینه‌سازی کنید. طوری برنامه ریزی کنید که از ظرفیت کامل وسیله نقلیه استفاده شود.
مهمان و بازدید کننده
مهمان نوازی خوب است اما نیاز نیست که خرج زیادی برای یک هتل لوکس بدهید. مشتریان مهم هستند و مدیریت رابطه با آنان حساس و ظریف می باشد. اگر منطقی برخورد کنید آن ها نیز درک می‌کنند.
هزینه مشاوره متخصصان
هزینه های دریافت خدمات مشاوره را درصورت امکان با استفاده از امکانات ارتباط از راه دور کاهش دهید.
خرج کرد پرسنل را مدیریت کنید
اگر مدیران، سرپرستان یا کارشناسان در سازمان شما اختیار خرید یا خرج کردن پول را دارند با تعیین خطوط راهنما و یا قرار دادن حدودی برای اعلان هشدار، میزان خرج کرد آنها را مدیریت کنید.
افزایش روحیه کار
تفویض حجم عمده ای از اختیارات تصمیم گیری به کارمندان سطوح پایین تر، راهبردی است که هم اکنون توسط شرکت های مختلفی به عنوان بخشی از مدیریت ارتباط با مشتری اجرا می شود. از سوی دیگر تفویض اختیارات به تیم های کاری در راستای فن آوری تیم های خود راهبر، مورد توجه است. در این رویکرد، مدیریت اختیارات زیادی را به تیم هایی تفویض می کند که به اجرای فعالیت ها با سرعت بالاتر و کیفیت بهتر می پردازد. مدل های تجارت الکترونیک به شرکت ها کمک می کنند تا از یک سو به تمرکز زدایی و اجرای فرایندهای توزیع شده بپردازند و از سوی دیگر این مدل ها امکان کنترل متمرکز این فرایندهای توزیع شده تولید را نیز مورد پشتیبانی قرار می دهند. هر دو روش باعث کاهش هزینه های تولید می شوند .
آموزش نیروها
برای بهره وری بیشتر لازم است که نیروهایی کارآزموده داشته باشید . نیروهای متخصص بیشترین بازدهی را دارند . پس با ایجاد کارگاههای آموزشی و تدریس علوم و فنون کاربردی علاوه بر بهره وری آموزشی علوم روز ، سطح کمی و کیفی پروژه های تجاری را نیزارتقا دهید.
سفرهای زائد و هزینه های زائد سفرها را حذف کنید
در صورت امکان به جای سفر و ملاقات حضوری با تماس‌های تلفنی، ایمیل و نشست‌های ویدئویی – ویدئو کنفرانس‌ها – ارتباطات تجاری خود را به انجام رسانید.
در صورت ضرورت برای سفر، حین مأموریت هم خود رعایت هزین را بکنید و هم از پرسنلی که به مأموریت می‌روند بخواهید که هزینه‌های ضروری را انجام دهند و از هزینه‌های غیرضروری بپردازند.
از دورکاری استفاده کنید
اگر به کارمندان خود اجازه دورکاری نمی‌دهید همین حالا در تصمیم خود تجدید نظر کنید! دورکاری برای کارمندان فهمیده و باتجربه برای شما و آنها یک بازی برد برد است. با دورکاری علاوه بر صرفه جویی در هزینه های جاری که برای هر کارمند صرف می شود خود کارمند نیز هزینه های کمتری متحمل می شود. هزینه های رفت و آمد روزانه کارمندان با این کار کم می شود و هم چنین در زمان رفت و آمد نیز صرفه جویی حاصل می شود. شما با استفاده از دورکاری می توانید در مقدار فضای مصرفی نیز صرفه جویی کنید و با یک دفتر کار کوچکتر کار خود را اداره کنید.
اما همه کارمندان را مجبور به دورکاری نکنید؛ حتما رضایت کارمند در دورکاری را مدنظر قرار دهید و در ضمن، به کارمندانی که دورکاری می کنند یادآوری کنید که در هر هفته یک یا دو روز را به محل شرکت بیایند تا از فضای کاری فاصله نگیرند.
نیازی نیست نیمی از کارکنان را اخراج کنید. اگر امکانش را دارید کافی است به آنها اجازه‌ی دورکاری بدهید. هم کارهایتان از منزل توسط آنان انجام می‌شود. هم برخی هزینه‌های جاری دفتر و بیمه و مالیات برای شما کم می‌شود و هم می‌توانید به خاطر این امکانی که به آنان داده‌اید حقوق کمتری پرداخت کنید و آنها به یک شغل دیگر هم روی بیاورند و درآمد خود را افزایش دهند.
یک روش سیستماتیک برای برون سپاری تدوین کنید. حالا از فرآیندهایی کسب و کار خود شامل فرآیندهای اصلی که همان فرآیندهای ساخت و تولید شما هستند، فرآیندهای مدیریتی و همچنین فرآیندهای پشتیبانی هر کدام را که تشخیص می‌دهید مناسب برون سپاری است مورد بررسی دقیق‌تری قرار دهید. فرآیندی مانند فن‌آوری اطلاعات را می‌توانید برون سپاری کنید.
برون سپاری را پس از آن که با تحلیل و بررسی های سیستماتیک منطقی و به صرفه تشخیص می دهید انجام دهید. انجام فعالیت و عملیات برخی از قسمت‌های کار شرکت را به متخصصان آن بسپارید که هم دانش فنی بیشتری از شما دارند و هم با هزینه کمتری آن را انجام می دهند. دیگر اینکه حالا می‌توانید با فراغ بال بیشتر و تمرکز بهتر به کسب و کار تخصصی خود بپردازید.
از کارآموز استفاده کنید
هزینه استفاده از کارآموز، دانشجویان و کارمندان پاره وقت به نسبت دیگر کارمندان کمتر است. استفاده از کارآموز علاوه بر کاهش هزینه ها باعث استفاده از نیروهای جوان، با انگیزه و مشتاق برای کار است. شما می توانید با استفاده از کارآموزان افرادی را شناسایی کنید که هم به کار شما علاقه دارند و هم در کار خود مهارت و تخصص کافی دارند.
البته اگر قصد دارید از کارآموزها بهره ببرید باید حواستان باشد که برنامه کارآموزی شما برای کارآموزان مفید و آموزنده هست، نباید کاراموزان را به کارهای سطح پایین و روتین مشغول کنید، کارهای مهم و آموزنده را به آنها بسپارید تا بتوانید از کارآموزان با استعداد و توانمند استفاده کنید.
فرصت استفاده از دانشجویان، کارکنان پاره وقت و افراد تازه کار باعث می شود در هزینه نیروی انسانی صرفه جویی کنید.
با کارکنان در ارتباط باشید
کارکنان نگران خواهند بود. تلاش کنید روحیه تیم بالا بماند.
در زمان‌های پرتنش و استرس‌زا، با یکدیگر درباره مساله‌ای که پیش‌آمده، همبستگی داشته باشید (یعنی تصویری که در ذهن شما است با تصویری که در ذهن دیگران است، یکسان باشد). یک روش موفق برای رسیدن به این همبستگی، برقراری ارتباط واضح و روشن است.
این نکته را به خاطر بسپارید: مهم نیست چه به زبان می‌آید؛ مهم است چه به گوش می‌رسد.
یک برنامه برای برقراری ارتباطات ایجاد کنید تا هیئت مدیره، کارکنان، اهداکنندگان کمک‌های مالی و سایر افراد در جریان امور قرار بگیرند.
3 – اوضاع مالی را مدیریت کرده و سلامت مالی را رعایت کنید
رهبران باهوش از دارایی‌های سازمان محافظت می‌کنند. اطمینان حاصل کنید که نظارت مالی خوبی دارید و نشانه‌های اختلاس و کلاهبرداری را جدی بگیرید. سیستم کنترل و نظارت داخلی سازمان را بررسی کنید. این نظارت‌ها حیاتی هستند و می‌توانند جلوی وقوع یک رسوایی را بگیرند.
برای انواع خریدهایتان گروه تشکیل بدهید
همیشه عمده خریدن و گروهی پرداخت کردن در هزینه‌های شما صرفه جویی می‌کند. برای خرید هرچیزی که قرار است تهیه کنید به یک گروه یا دو سه نفر دیگر ملحق شوید و با خرید عمده در هزینههایتان صرفه جویی کنید.
تخفیف بگیرید
اگر روزهای سختی را از نظر مالی می گذرانید، از تامین کنندگان خود تقاضای تخفیف و فرصت کنید. شاید بتوانید با پیشنهاد پرداخت سریعتر و نقدی از آنها تخفیف بگیرید. علاوه بر این به آنها یادآوری کنید که یکی از مشتریان قدیمی و خوش حساب آنها هستید، احتمالا آنها به انگیزه حفظ مشتری دائمی خود شما را نگه دارند و برای حفظ شما تلاش کنند.
همه هزینه هایی که می کنید را مورد بازنگری قرار دهید، انرژی، تکنولوژی، مواد اولیه، اجاره دفتر و … می توانند مورد جالبی برای چانه زدن و تخفیف گرفتن باشند. سوال پرسیدن که ضرری ندارد! سعی کنید از بخش هایی که تاکنون تخفیفی نگرفته اید تخفیف بگیرید تا با کاهش هزینه ها بتوانید نیروی انسانی خود را حفظ کنید.
- با تامین‌کنندگان کنونی، به خصوص تامین‌کنندگان محصولات و خدمات اصلی و پرمصرف سازمان، برای قیمت پایین‌تر و یا شرایط بهتر مذاکره کنید.
- با متحد شدن با دیگر سازمانها سعی کنید از تخفیفات گروهی استفاده کنید. حتی یک همکاری ساده با دیگر سازمان‌هایی که در مجتمع شما هستند، می‌تواند منجر به به‌دست آوردن قیمت و یا شرایط بهتری شود.
- به انجمن سازمان‌های غیرانتفاعی بپیوندید تا بتوانید از مزایا و تخفیف‌های عضویت در آن استفاده کنید. اگر مزایای عضویت خود را اخیرا مرور نکرده‌اید، مجدد به سراغ‌شان بروید چون ممکن است تخفیفهایی برای شما وجود داشته باشد که نادیده گرفتهاید.
- همواره موقع تمام خریدها بپرسید که آیا تخفیف خاصی برای سازمان‌های غیرانتفاعی وجود دارد یا خیر.
سرعت خروج پول برای هزینه‌های پرداختی را کاهش دهید
با تامین‌کنندگان اصلی خود برای پرداخت اقساطی مذاکره کنید. درخواست پرداخت‌های کمتر ولی منظمتررا بکنید و یا پیشنهاد بدهید که در ازای آن، مشتری دائم و وفادار آنها خواهید بود.
با تامین کنندگان اصلی خود برای پرداخت به صورت اقساطی تماس بگیرید. اگر برای پرداخت صورتحساب مشکل دارید، جواب تماس‌هایشان را بدهید و طفره نروید. دست پیش را بگیرید و پنهانکاری نکنید.
یک رویه مدون برای خرید داشته باشید
به این صورت که برای تمامی خریدهای بالای یک مبلغ مشخص حتما مکانیزمی بگذارید که حداقل چند استعلام گرفته شده و بعد از آن انجام خرید تایید گردد. این باید منجر به این نتیجه شود که یک محصول یا خدمت خاص با همان مشخصات فنی و کیفی را بتوانید با پایین‌ترین قیمت تهیه نمایید.
سرعت وصول هزینه‌های دریافتی را افزایش دهید
- بر مبالغ دریافتی نظارت داشته باشید. با کسانی که دیر به دیر پرداخت می‌کنند تماس بگیرید. در این راه مصمم و پایدار باشید.
- نحوه دریافت درآمدها را بازبینی کنید و سعی کنید پیش پرداخت و یا قسط اول سنگین داشته باشید (به‌خصوص وقتی که در حال باز پس گرفتن پولی هستید که از قبل از جیب خرج کرده‌اید). صورت حسابها را سریع تدوین کنید.
- مشوق مالی برای پرداخت‌های زودهنگام تعیین کنید (به‌عنوان مثال تخفیف یک درصدی برای پرداخت ده روزه)
- روی صورتحسابها بنویسید (یا چاپ) کنید که «پرداخت در زمان صدور صورتحساب» یا «پرداخت در طی ده روز از زمان صدور صورتحساب» ضروری است.
- برای پرداخت‌های با تاخیر، جریمه یا سود در نظر بگیرید (به عنوان مثال، ۱٪ جریمه بعد از سی روز عدم پرداخت)
با افراد زیر برای این فرصتها تماس بگیرید:
- دفتردار یا مدیر اداری برای روش‌های صدور صورتحساب
- حسابدار برای «مشوق‌های مالی» و شرایط پرداخت
- کارگزار بانکی برای دریافت مشاوره
اگر بدهی با بهره کم دارید آن را تمدید کنید
البته اگر چنین وام یا تسهیلاتی دارید! در شرایط کنونی که پول نقد، پادشاه است. وقتی که پول نقد داشته باشید با قدرت مانور بیشتر خیلی کارهای مثبتی را می توانید انجام دهید، فعالیت های سودآور را پی ریزی کنید. پول نقد به شما انعطاف پذیری، انتخاب های گوناگون و توان تصمیم گیری می دهد.
به دنبال یک اسپانسر برای پوشش برخی هزینههایتان بگردید
خب هر کسب و کاری مخصوصا اگر از یک ابزار اینترنتی مثل سایت هم بهره برد می‌تواند با یک سازمان، شرکت، تولیدکننده یا هر کسب و کار دیگری وارد معامله شود و قرار بگذارد که در ازای پرداخت برخی از هزینه‌هایش توسط آن سازمان از اسم و لوگوی آن سازمان در سایت، کارت ویزیت، تبلیغات و غیره استفاده کند و به نوعی برای آن سازمان تبلیغات رایگان انجام دهد.
خرید اقلام پرمصرف را سازمان دهی کنید
برای سازمان‌هایی که در مدیریت داده‌های اقلام تدارکاتی خود دارای برنامه نیستند و هر یک از واحدهای سازمانی به صورت مستقل نسبت به تدارک اقلام مورد نیاز خود اقدام می‌نمایند یک فرصت مناسب وجود دارد تا نسبت به منطقی نمودن هزینه‌های تولید خود اقدام نمایند. برای کاهش هزینه‌ها و تعیین اقلام تکراری لازم نیست تمامی اقلامی که سازمان از تامین کنندگان خریداری می‌کند به صورت دقیق شناسایی گردند.
برای شروع می توان به صورت آزمایشی در یک مقیاس کوچک دسته‌ای از اقلام پر مصرف سازمان را انتخاب و نسبت به غنی‌سازی داده‌های توصیفی آن اقدام نمود. این کار تشخیص اقلام مشابه را آسان می‌نماید. اغلب مواقع اختلاف قیمت خرید در اقلام مشابه تدارکاتی به علت تفاوت در تامین کننده یا حجم خریداری شده می باشد. اگر سازمان بتواند در حوزه خرید اقلام پر مصرف خود با تامین‌کنندگان کمتری (تشکیل وندور لیست) و با حجم بیشتری (تجمیع خریدهای خرد) خرید انجام دهد به طور حتم شاهد کاهش قابل توجهی در هزینه‌های خرید و صرفه جویی منابع در بازه زمانی کوتاهی خواهیم بود.
وجود پشتیبانی و حمایت اجرایی دو واحد تولید-مهندسی و خرید-تدارکات موجب می‌شود تا آشنایی به مراحل اجرا حاصل شده و از نتیجه بخش بودن عملیات اطمینان حاصل شود. بعد از حاصل شدن نتیجه برای دسته اقلام منتخب می‌توان خرید سایر اقلام پر مصرف در سطح سازمان را نیز بدین نحو سازمان‌دهی نمود. این امر ضمانت اجرای فرایند برای کل اقلام است که نتیجه آن کمک به صرفه‌جویی و کاهش هزینه‌ها به صورت دراز مدت خواهد بود.
حمایت‌های مالی
برای اینکه بتوانید همیشه و با اطمینان به تجارتتان ادامه دهید باید به دنبال سرمایه گذاران متنوع باشید . ارتباطات خود را افزایش دهید ، بطور مدام در جلسات و همایش های تجاری شرکت کنید ، این جمله را همیشه به یاد داشته باشید ” هر ارتباط جدید پلی است به دنیایی دیگر ” مرزهای تجاری را گسترش دهید و ارتباط موثر ایجاد کنید.
4 – هزینه‌های مربوط به ساختمان و دفتر کار سازمان را کاهش دهید
- آیا در اجاره‌نامه جای چانهزنی هست؟ تصور نکنید که کاری که انجام شده، تمام شده است. در شرایط بازار املاک کنونی، ممکن است صاحبخانه حاضر باشد به شما برای تمدید قرارداد تخفیف بدهد تا اینکه به دنبال یک مستاجر جدید باشد.
- آیا شما می‌توانید فضاهای بلااستفاده دفتر کار مثل سالن کنفرانس را اجاره بدهید؟
- آیا می‌توانید به محلی ارزانتر بروید؟ آیا کارکنان شما می‌توانند از راه دور (از خانه‌هایشان) کار کنند؟
راهکار:
از وکیل خود بخواهید تا اجاره‌نامه را بازبینی کند. اگر توانایی پرداخت هزینه‌های استخدام یک وکیل را ندارید، به دفتر یا افرادی که به شما کمک کردند این محل را اجاره کنید، مراجعه کنید تا مواردی برای مذاکره مجدد قرارداد دفتر کار فعلی و یا دفتر کار جدید بیابید.
از دفتر کار اشتراکی استفاده کنید
دفتر کار خود را با یک سازمان دیگر به اشتراک بگذارید. منافع زیادی در هم‌زیستی و مشارکت دفتر کار با دیگر سازمان‌های غیر‌انتقاعی وجود دارد.
یا از یک دفتر کوچکتر استفاده کنید
هزینه اجاره و خرید ساختمان برای کسب و کارها به ویژه آنهایی که در شهر های گران مستقر هستند هزینه ای قابل توجه است. اگر فضایی که در اختیار دارید از میزان نیاز شما بیشتر است می توانید با از دو ترفند زیر بهره ببرید: به یک دفتر کوچکتر با قیمت و هزینه کمتر نقل مکان کنید یا بخشی از دفتر خود را به یک شرکت کوچکتر اجاره بدهید. علاوه بر کاهش هزینه ها ممکن است این همسایگی و همکاری برای شما منافع دیگری نیز داشته باشد. اینکه دفتر خود را با کسی به شراکت بگذارید شاید ناخوش آیند باشد اما می تواند در کاهش هزینه ها به شما کمک شایان توجهی نماید.
هزینه‌های ساختمان را کاهش دهید
هزینه‌های تعمیر و نگهداری را با دیگر ساکنین ساختمان تقسیم کنید.
یک «پروژه آخر هفته» تعریف کنید که کارکنان بتوانند داوطلبانه برای نگه داری، جابهجایی و یا تمیزکاری دفتر کار همکاری کنند
می‌توانید از راهکارها و نکاتی که در این تارنما درباره صرفه‌جویی در انرژی و پایین آوردن هزینه‌های ساختمان ارائه می‌شود، استفاده کنید.
از منابع و امکانات سازمان به صورت اشتراکی استفاده کنید
در مدیران میانی، سرپرستان و کارشناسان خود این روحیه را به وجود بیاورید و آن ها را عادت بدهید که از منابع و امکانات قسمت‌های اداری و پشتیبانی به صورت مشارکتی استفاده کنند. به عنوان مثال نیازی نیست در هر اتاق حتما یک پرینتر باشد یا هر سالن و هر انبار حتما یک لیفت تراک داشته باشد. این اقدام و همه اقدام‌های دیگر در صورتی منطقی هستند و باعث بهبود و کاهش هزینه‌ها می‌شوند که جنبه‌های مختلف اقدام را در نظر بگیرید به طوری که در کار واحدها و قسمت‌ها اختلال ایجاد نشود.
کاوش محل کسب و کار جایگزین
شاید فکر کنید دفترکار شما حتما باید در خیابان فرشته تهران باشد تا مشتری‌های خوبی با دیدن آدرس‌تان سراغ‌تان بیایند. اما همیشه هم اینطور نیست. هزینه‌های اجاره و ایاب و ذهاب را با تغییر محل کارتان کاهش دهید و یک دفتر کوچکتر در محله پایین‌تر بگیرید. اولین ماهی که مبلغ صرفه‌جویی در حساب‌تان باقی بماند می‌فهمید که آنقدرها هم کار بدی نکرده‌اید.
هزینه‌های مربوط به داشتن محل فیزیکی کسب و کار بسیار زیاد است ولی در بسیاری موارد اجتناب ناپذیر به نظر می‌رسد. اگر در موقعیتی هستید که می توانید با تغییر مکان هزینه‌های خود را به طرز چشمگیری کاهش دهید این را انجام دهید. با تغییر مکان خرده‌فروشی خود و یا بستن یک قرارداد کاری مناسب و حتی کار در خانه و داشتن کارکنان از راه دور می‌توانید هزینه‌های کسب و کار خود را تا حد شگفت انگیزی کاهش دهید.
با این حال، سعی کنید از تغییر مکان‌های مداوم خودداری کنید. سعی کنید تا حد امکان در یک منطقه خاص چند سالی بطور ثابت باقی بمانید و پس از چندین بار استفاده از مراحل آزمون و خطا، جلب نظر مشتریان و کسب محبوبیت‌های لازم سپس تغییر مکان دهید و برای توسعه تجارت به کلان شهرها نزدیک شوید.
اگر فضای اداری یا سوله یا فضای باز دارید که مورد نیازتان نیست آن ها را اجاره دهید
در کل هر نوع دارایی یا امکانات دیگری دارید که در حال حاضر و تا مدتی مورد استفاده و بهره برداری خودتان قرار نمی گیرد آن ها را اجاره داده و از آن ها کسب درآمد کنید.
استقرار درست، وظایف ماشین آلات و ساختمان ها
یکی از موارد جذب کننده هزینه میزان مسافت طی شده در یک دوره زمانی است. اگر وظایف و ماشین آلات با مکان یابی درست استقرار یابند تعداد حرکت و میزان مسافت طی شده به حداقل خواهد رسید حرکت ایجاد هزینه می‌کند و موضوعی است که هزینه‌های آن پنهان بوده و دیده نمی‌شود. با تکنیک‌های مدیریت تولید و عملیات می‌توان طرح استقرار را بهبود بخشید.
5 – هزینه لوازم اداری، تجهیزات، زیرساخت‌ها و ماشین آلات را کاهش دهید
منابع زیادی برای کمک به کاهش هزینه‌های حوزه فناوری اطلاعات در سازمان‌های غیرانتفاعی وجود دارد. مثل نرمافزار، سختافزار یا آموز‌ش‌های رایگان.
وسائط نقلیه، نگهداری تعمیرات
اگر به این نتیجه رسیده‌اید که خرید و مالکیت وسائط نقلیه به صرفه‌تر از استفاده از خدمات موسسات حمل و نقل و مسافربری است بر نحوه نگهداری و استفاده صحیح از خودروها نظارت دقیق نمایید. مسئولیت‌های فرد راننده را در حوزه نگهداری تعریف کرده و توسط یک فرد خبره خودروها را به صورت دوره ای بازدید کرده و خرابی‌های احتمالی را در مراحل اولیه و با صرف هزینه‌های کم شناسایی کرده و برطرف نمایید.
هزینه کردن را برای اقلام یا مواردی که سرمایه سازمان به‌شمار نمی‌روند، کاهش دهید
به دنبال تجهیزات دست دوم یا اهدایی باشید و با تامین‌کنندگان برای پایین آوردن قیمت چانه بزنید تا هزینه‌های این اقلام و خدمات را کاهش دهید.
تجهیزات و امکانات مورد نیاز را اجاره کنید
به جز صرف سرمایه زیاد برای خرید شما مجبور هستید نیرو، قطعات یدکی و همچنین هزینه‌های تعمیرات و نگهداری آن ها را هم بپردازید. البته برای تجهیزاتی که نیاز موقت و گاه به گاه به آنها دارید این راهکار توصیه می‌گردد.
کاغذ را حذف کنید، به سمت سیستم های بدون کاغذ بروید
کاغذ یعنی هزینه، یعنی پول، فقط پول کاغذ نیست که پرداخت می شود. این سیستم کاغذی است که هزینه های مختلف و بسیار زیادی را به شما تحمیل می کند. نیروی انسانی، تجهیزات و دیگر متعلقات سیستم‌های کاغذی هزینه بردار هستند. مدیریت اسناد و مدارک کاغذی، وقت گیر است و گران تمام می‌شود. طبقه بندی، پرکردن و تکمیل فرم‌ها و برگه‌ها، بایگانی و همچنین جستجو و پیداکردن آنها در وقت نیاز به زمان، مکان، منشی و خیلی چیزهای دیگر احتیاج دارد.
خرید یک اسکنر البته با دستگاه تغذیه اتوماتیک و دیجیتال کردن تمام اسناد مهم و نگهداشتن آن ها در فایل‌های الکترونیکی به صورت نظام‌مند و سازمان یافته به صرفه‌جویی در فضا و هزینه های اداری شما بسیار کمک می‌کند. اسناد و سوابق شرکت، مهم و حیاتی هستند. پس اهمیت بسیار دارد که حفظ و نگهداری آنها مورد توجه خاص قرار گیرد. سیستم شبکه، سرور و روش بک آپ گیری باید بسیار کارآمد باشد. امنیت این سیستم را نیز فراموش نکنید.
ضمنا مصداق مدیرعامل شرکتی نباشید که مدیران آن از او خواستند که اسناد کاغذی را الکترونیکی کنند و آن ها را معدوم کنند. وی دستور داد که یک نسخه از اسناد کاغذی کپی بگیرند و سپس اسناد اصلی را از بین ببرند.
اگر هم جایی نیاز به اسناد کاغذی هست فقط پرینت ضروری بگیرید. از کاغذ ها به صورت دورو استفاده کنید. کاغذهای باطله را در سطل آشغال نیندازید و آن ها را در صورت محرمانه نبودن به عنوان کاغذ باطله به فروش برسانید. به جز کاهش هزینه و در نظر گرفتن جیب سازمان به درخت‌های نازنین نیز رحم کرده‌اید.
استفاده از خط تلفن مجازی
استفاده از خطوط تلفن سنتی می‌تواند موجب تحمیل هزینه‌های گران قیمت و گاهی اوقات غیر ضروری شود. صاحبان کسب و کارهای کوچک با استفاده از تلفن‌های همراه، VoIP و خطوط تلفن مجازی و… به جای خطوط تلفن سنتی می‌توانند هزینه‌های کسب و کار خود را کاهش دهند.
بر روی نرم افزار بریزید
چند برنامه کاربردی هر روز استفاده می‌کنید؟ در حال حاضر احتمالا تعداد کمی از برنامه‌های موجود در رایانه شما وجود دارد که اصلا استفاده نمی‌کنید و یا به ندرت استفاده کنید. شما می‌توانید هزینه‌های کسب و کار خود را تنها با خرید نرم‌افزاری که واقعا نیاز دارید را کاهش دهید و هزینه‌های خرید برنامه‌های دیگر را کاهش دهید و همچنین هزینه‌های ارتقاء لازم برای حفظ نرم افزار فعلی را اجرا کنید. جایگزین‌های نرم‌افزارهای رایگان و اوپن‌سورس با نرم‌افزارهای پولی، یک راه موثر برای کاهش هزینه های کسب و کار شما هستند.
فروش تجهیزات مرمت شده
خرید تجهیزات با نام تجاری جدید و ارزان‌قیمت تحمیل یک هزینه بزرگ برای کسب و کار است. شما می‌توانید با خرید مبلمان و تجهیزات مرمت شده اداری که اغلب ارزش آنها به اندازه برندهای تجاری جدید است و توسط تولیدکنندگان با تخفیف ارائه می‌شود، بخشی از هزینه‌ها را کاهش دهید.
بر مصرف مواد اولیه، قطعات مصرفی و استفاده از ابزارها نظارت کنید
استانداردهای مصرف را تعریف کرده و بر مصرف صحیح مواد در خط تولید نظارت دقیق داشته باشید. مواد مصرفی دارایی های نامرئی سازمان و کسب و کار شما هستند که اغلب نادیده گرفته می شوند. از گزارش های کنترل مصرف انبار استفاده کرده و نقاط مصرف بیش از حد استاندارد را شناسایی کرده و آن ها را بررسی نمایید. ابزارها را در صورت امکان به نام تحویل داده و در صورت تخریب به دلیل سهل انگاری مسئول این کار را مواخذه نمایید.
6 – هزینه‌های تبلیغات و بازاریابی را کاهش دهید
خبرنامهها و بروشورهای پروژه‌هایتان را یا حذف، یا کمتر و یا با هم ادغام کنید. در کل به سمت چاپ الکترونیکی بروید.
فقط در صورتی‌که قصدتان جمع‌آوری کمک مالی است یا دارید در راستای اهداف اصلی ماموریت سازمان کاری انجام می‌دهید، اقدام به بازاریابی کنید.
اگر فروشنده یا تولید کننده‌ای را می شناسید که کالاهایی را تولید کرده و یا خدماتی ارائه می‌دهد که مکمل خدمات یا کالاهای شماست و اگر امکانپذیر است با آنها تبلیغات را به صورت مشترک انجام دهید. به عنوان مثال یک تولید کننده درب و پنجره ساختمان یا مبلمان خانگی می‌تواند با یک شرکت پیمانکاری ساخت و ساز فعالیت‌های مشترکی همچون تبلیغات را با هم به صورت اشتراکی انجام دهند. مثال‌های بهتری هم هست که شما در حوزه خود می‌توانید آن ها را شناسایی کرده و عملیاتی نمایید.
بازاریابی خود را بر مشتریان موجود متمرکز کنید
وقتی شرایط کاری و درآمدی عالی نیست و بودجه ها محدود شده برخی سازمان ها به دنبال مشتریان جدید می گردند و بودجه فراوانی را صرف بازاریابی می کنند اما باید بدانید در زمان های کمبود بودجه این کار چندان منطقی به نطر نمی رسد. جذب مشتری جدید حدود ۶-۷ برابر حفظ کردن مشتریان فعلی هزینه می برد. پس به جای تلاش بر روی جذب مشتریان جدید روی مشتریان فعلی خود تمرکز کنید و سعی کنید با ارائه پیشنهادهای جالب و محصول جدید فروش خود را به روی همین مشتریان افزایش دهید.
اگر با کمبود نقدینگی مواجه هستید می توانید با ارائه پیشنهادهای مالی و غیر مالی (مالی مانند تخفیف و غیر مالی مانند عرضه سریع تر محصول و خدمت) مشتریان خود را به پرداخت سریعتر و نقدی ترغیب کنید. (این کار به ویژه برای صنایع سنگین که قیمت بالای برای هر محصول دارند مفید است) با این کار می توانید جریان نقدی خود را تسهیل کنید و جان تازه ای به پیکر کسب و کار خود بدمید.
بسیاری از موسسات ارائه دهنده خدمات بازاریابی و تبلیغات مدام بر این نکته تأکید می ورزند که پرداخت پول برای تبلیغات، هزینه نیست بلکه سرمایه گذاری است. من نیز موافقم. اما بسیار دقت کنید که طرح تبلیغات و بازاریابی شما باید بسیار دقیق و حساب شده باشد. برای تبلیغات موثر و اثربخش هزینه کنید نه هر تبلیغی. یک مهمانی خصوصی با حضور مهمان های مشهور و صرف هزینه های زیاد برای محصولی که باید مورد نظر مصرف کننده عادی قرار گیرد شاید انتخاب مناسبی برای تبلیغ و بازاریابی محصول شما نباشد.
روی مشتریان وفادارتان سرمایه گذاری کنید
اگر شما خدمت و محصولی به بازار ارایه می‌کنید حتما برخی از مشتریان وفادار خود را هم دارید که می‌توانید از آن بهره ببرید. طبق گزارش بازاریابی بین بخشی ای‌کانسالتنسی- رسپانسیس، ۷۰ درصد از شرکت‌ها گفته‌اند حفظ یک مشتری کنونی کم‌هزینه‌تر از جذب مشتری جدید است. پس روی خدمات بیشتر به مشتریان فعلی تمرکز کنید و پولتان را برای جذب مشتری جدید دور نریزید.
آگهی های محلی
شاید مخاطبان شما ساکنین کلان شهرها و مراکز صنعتی نباشند و بتوانید با هزینه‌های کمتر در شبکه استانی خود تبلیغات مفیدی انجام دهید. یکی از ویژگی‌های متمایز زندگی درشهرهای کوچکتر، امکان تبلیغات کم هزینه‌تر و بازدهی بیشتر است. زیرا اکثر مخاطبان شما افرادی هستند که مشغله کمتری دارند و هر روز راس ساعت خاصی به خانه می‌روند و به تماشای تلویزیون می‌نشینند.
مطلب مرتبط را بخوانید: 8 نکته برای صرفه جویی و کاهش هزینه تبلیغات و بازاریابی
شریک تجاری
ادغام تبلیغات از دیگر راهکارهای ثمربخش است. می‌توانید تبلیغات مشترک انجام دهید. مثلا به جای این که شرکت شما برای مدت زمان معینی صفحه آخر هفته‌نامه‌ای را برای تبلیغات خود خریداری کند، بهتر است با دادن یک آگهی نصف صفحه، آن را با یک شرکت تجاری دیگر شریک شوید یا این که اجازه دهید آنها با شما شریک شوند.
به عبارت دیگر تبلیغات خود را با تبلیغات آنها همراه کنید. به این ترتیب هزینه تبلیغات شما نصف می‌شود. با این که ممکن است به این ترتیب تا حدودی بازتاب مورد نظر ایجاد نشود، ولی این بهترین روش برای تداوم تبلیغات در مدت طولانی‌تر و صرفه‌جویی در هزینه است.
باید توجه داشت که شریک و همراه تبلیغاتی شما از رقبا یا شرکت‌هایی نباشد که بنا به دلایلی تمایل ندارید با آنها مرتبط شوید و در این ارتباط نظارت‌های ضروری را اعمال کنید . شریک تبلیغاتی مناسب، کاهش تعداد دفعات پخش تبلیغات و روابط عمومی، از جمله راهکارهای مناسبی است که به شما درجایگاه مدیریک شرکت تجاری یا سرپرست بخش تبلیغات و بازاریابی می‌تواند در کاهش هزینه‌ها کمک شایانی کند.
7 – تا حد امکان، کارکردها را آنلاین و اتوماتیک کنید
در فن‌آوری‌ها و انواع تکنولوژی‌هایی که با کسب و کار شما مرتبط می‌باشد، سرمایه گذاری کنید. از نوآوری‌های تکنولوژیک کمال بهره را ببرید. هر فعالیت، فرآیند و عملیاتی را که می‌توان کاملا خودکار نموده و یا حتی نیمه اتوماتیک کرد و توسط دستگاه، ماشین، تجهیزات و سیستم‌ها انجام داد، دستی انجام ندهید.
مثلا ثبت ورود و خروج پرسنل را می توان دستی در یک دفتر نوشت یا با یک ماشین کارت زن، کاملا اتوماتیک کرد. مثال‌های دیگر هم زیاد است مثلا به جای آنکه دنبال کد شناسایی یک قطعه یا کالا بگردید تا آن را در نرم افزار انبار ثبت نمایید، روی اقلام و کالاهای انبار و همچنین روی محصولات تولیدی خود بارکد بزنید و با دستگاه بخوانید. با این کار سیستم ثبت ورودی ها و خروجی های انبار را مکانیزه کرده و به میزان زیادی در وقت نیروی انسانی شاغل در انبار صرفه‌جویی کرده‌اید. پس از آن یا می توانید از مقدار نیروها کاسته و یا کارهای مفید دیگری را به عهده‌اش بسپارید ضمن آنکه از اشتباهات نیروی انسانی نیز در این موارد کاسته‌اید و مقدار دوباره کاری‌ها را کاهش داده‌اید.
فن آوری به ما اجازه می‌دهد که درآمد و کسب و کار خود را در راه‌هایی که حتی پنج سال پیش امکان پذیر نبود، نجات دهیم. از خدمات مخابراتی و پرداخت آنلاین گرفته تا نرم افزار آنلاین رایگان و فن آوری های از راه دور و… همگی گزینه‌هائی هستند که موجب کاهش هزینه‌های کسب و کار شما با استفاده از فن آوری می‌شود.
اینترنت و شروع جستجوی تجاری
علاوه بر شبکه گسترده داخلی و مخاطبان محلی در شهرتان می‌توانید از اینترنت در جایگاه یک پنجره متفاوت و سرمایه گذاری خاص استفاده کنید. با جستجو در فضای وب می‌توانید با سرمایه گذاران، گروه‌های مختلف تجاری، فن‌آوری‌های نوین اینترنتی و حتی مبادلات تجاری آشنا شده و مرزهای تجارتتان را جهانی کنید.
کاهش هزینه‌ها از طریق فروش آنلاین
شاید تا کنون حتی فکرش را هم نکرده باشید، ولی امروزه فروش اینترنتی یکی از آسانترین، کم هزینه‌ترین و سودآورترین روش‌های تجارت است. کافیست یک سایت راه اندازی کنید و محصولاتتان را به نمایش بگذارید. آنگاه خواهید دهید که چگونه مخاطبان از سراسر جهان به سوی شما سرازیر می‌شوند.
ارتباط اینترنتی
شناسایی سایت‌های موفق و ارتباط موثر با آنان بسیارمهم است. شما می توانید با استفاده از تجربیات آنان و فنون ویژه، مشتریان بیشتری جذب کنید. “شل هورویتز” از تاجران موفقی است که با استفاده از این روش نه تنها توانسته صدها مشتری ثابت جذب کند بلکه روز به روز تجارتش را نیزگسترش داده و اکنون در جایگاه یک پیشکسوت تجربیاتش را ارائه می‌دهد .
بازاریابی آنلاین
اگر هنوز مجبور نیستید در زمینه بازاریابی اینترنتی بازاریابی کنید، پتانسیل بازاریابی سریع، با ارزش بالا و کم هزینه را از دست می‌دهید. شما می‌توانید با یک وبلاگ بازاریابی کسب و کار، بازاریابی رسانه‌های اجتماعی یا سایر تبلیغات آنلاین شروع کنید و امکان پاسخگویی نسبتا سریع با هزینه بسیار کم برای کسب و کار خود را داشته باشید.
8 – هزینه‌های انبار، تامین مواد اولیه و تولید را کاهش دهید
با تأمین کنندگان به صورت بلادرنگ کار کنید
خود تمامی نیازمندی‌های کسب و کارتان را دپو و انبار نکنید. تأمین کنندگان، فروشندگان و پیمانکارانی خوشنام و کارآمد بیابید. مصرف مواد اولیه و دیگر کالاها و اقلام مایحتاج سازمان و عملیات را به صورت به روز از آنها بخواهید. بگذارید آنها انبارهای مطمئن و در دسترس شما باشند. بدیهی است که این رویکرد بسیار وابسته به نوع کسب و کار شما و حتی شرایط اقتصادی جامعه است.
خدمات مرتبط به هم را به صورت مجموعه و یکپارچه از یک تأمین کننده یا پیمانکار بگیرید
مثلا تمامی بیمه نامه ها را از یک موسسه بیمه بگیرید و اینطور نباشد که بیمه آتش سوزی را از یک شرکت و بیمه مسئولیت را از شرکت دیگری بگیرید
انبارگردانی و مدیریت انبار راکد
هنگام انبارگردانی فهرست اقلام راکد و بدون استفاده را بررسی کرده و اقلام دارای ارزش و بدون کاربرد را به فروش برسانید. هم درآمدی کسب کرده و هم از هزینه‌های نگهداری، انبارش، آسیب‌دیدن‌های احتمالی و جابجایی اقلام بدون استفاده خود را راحت کرده‌اید.
مدیریت مواد اولیه
از منابع مهم ورودی هر سازمانی مواد اولیه که هزینه تأمین آن از هزینه‌های عمده هر سازمان است. در این راستا بهبود روابط تامین کننده و سازمان کمک موثری خواهد گذاشت. رویکرد مدیریت زنجیره تامین SCM باید در سازمانها استفاده شود.
بهبود مستمر فرایندها
واحدهای تجاری برای اینکه به عنوان رقیب در صحنه باقی بمانند، به طورمستمر باید فرایند ها و محصولات خود را بهبود بخشند. بیشترین هزینه که به چشم هم نمی آید، در طراحی اشتباه روش های انجام کار و دوباره کاری ها می باشد. بنابراین لازم است بطور مستمر سازمان مهندسی مجدد شود. در این زمینه تخصص مهندسی صنایع بویژه تکنیک های مطالعه کار مفید می باشد.
مدیریت موجودی‌ها
موجودی‌های سازمانی شامل مواد اولیه، قطعات یدکی، کالای در جریان ساخت و کالای ساخته شده است که ارزش ریالی زیادی در خود جذب نموده اند. بنابراین افزایش این موجودی هزینه فرصت از دست رفته مالی، هزینه‌های نگهداری و هزینه های خرابی را خواهد داشت. فلسفه تولید به هنگام (Just in time) کاهش موجودی‌ها و ضایعات را مورد توجه قرار می‌دهد، بنابراین در این زمینه مفید خواهد بود. تولید باید زمانی صورت گیرد که نیاز برای محصول وجود دارد. تولید نکردن بهتر از از ساختن محصولی غیر قابل فروش، غیر ضروری وغیر سودمند است.
کاهش ضایعات
ضایعات منابع سبب ارتقاء هزینه می شود. ضایعات فقط شامل مواد نمی شود انواع ضایعات شامل ضایعات مواد، ضایعات ناشی از به کارگیری منابع انسانی و ماشین آلات، ضایعات ناشی از تصمیم گیری های نادرست و …می شود. ضایعات هزینه را جذب می کند بدون آنکه ارزشی اضافه کند. مدیریت باید ضایعات و علل آنها را شناسایی و راهکار های مناسب حذف آنها را به کار بندد. در این زمینه رویکرد تولید ناب و کایزن موثر خواهد بود.
9 – از استراتژی‌های کاهش هزینه در سازمان استفاده کنید
استقرار سیستم های هزینه یابی بر فعالیت (ABC)
در سیستم هزینه تولید محصول و خدمات بر حسب فعالیت هایی که برای تولید انجام می شود اندازه گیری می شود. این فعالیت ها هستند که هزینه را سوق می دهند و این بر خلاف رویکرد سنتی است که معتقد بود تولیدات بطور مستقیم هزینه ها را سوق می دهند.
توجه به هزینه های طول چرخه عمر محصولات
شرکت های موفق هزینه ها را در تمامی مراحل چرخه های عمر محصولات شامل هزینه های قبل از ساخت، هزینه های مرتبط با کوشش های ساخت و هزینه های مراحل بعد از ساخت منظور می کنند. توجه به این هزینه ها تحول بزرگی در شرکت ها ایجاد می کند. در مدیریت هزینه، هزینه های همه مراحل و نقش آن در مجموع هزینه ها اهمیت دارد مزیت این نگرش و فلسفه فراتر از افزایش سود می باشد.
مدیریت بر مبنای فعالیت (ABM)
برآورد هزینه بر مبنای مقدمه ای برای مدیریت بر مبنای فعالیت است. در این روش فرض بر این است که در محیط بسیار رقابتی عدم کارآیی یکی، فرصتی برای دیگری می شود. بیشترین عدم کارایی از فعالیت های فاقد ارزش افزوده ناشی می شود. لذا شناسایی و اندازه گیری فعالیت های دارای عدم کارایی مناسب امری ضروری است. پس تنها باید به فعالیت هایی پرداخت که ارزش افزوده به بار آورد.
الگو برداری از بهترین‌ها
بررسی شرکت های موفق و انجام ارزیابی آنها می تواند به کاهش هزینه ها کمک کند. الگو برداری رفتاری متواضعانه به منظور پذیرش برتری سازمان های دیگر در یک موضوع خاص و رفتاری عاقلانه به منظور رقابت و برتری جستن به آنها در همان موضوع است.
استقرار سیستم های هزینه یابی استاندارد و تجزیه و تحلیل انحرافات
سیستم هزینه یابی استاندارد با تعیین هزینه های استاندارد به مدیران اجازه می دهد که برنامه ریزی دقیق تر و کنترل موثری بر هزینه ها داشته باشد.
مدیریت هزینه انرژی و جلوگیری از اتلاف آن
یکی از منابع مهم مورد استفاده برای هرسازمانی، انرژی می باشد بنابراین از هزینه های عمده هر سازمان هزینه انرژی می باشد. لذا با مدیریت هزینه انرژی می توان کمک زیـادی به کاهـش هزینه ها نمود.
صرفه جویی در مقیاس بزرگ
هزینه‌های ثابت یکی از عمده ترین هزینه ها می باشد هرچقدر این هزینه فرصت جذب بیشتری پیدا نماید، به همان اندازه سهم هر واحد محصول از هزینه ثابت کمتر می شود. هزینه های متغیر نیز با افزایش عملکرد بطور یکنواخت افزایش پیدا نمی کند، بلکه غالباً با نرخ کاهنده افزایش می یابد. بنابراین تولید در مقیاس بزرگ باعث صرفه جویی در هزینه‌ها خواهد شد سرانه تولید به ازای نیروی انسانی و یا ماشین آلات باید افزایش یابند.
کمیته راهبری کاهش هزینه‌ها در سازمانها به صورت میان وظیفه‌ای
جهت اتخاذ استراتژی های مناسب برای کاهش هزینه تشکیل کمیته راهبری هزینه که شامل همه حوزه های سازمان می شود مفید خواهد بود که در این زمینه شرکت های تولیدی تجربیات ارزنده ای دارند.
اصلاح نگرش‌های مدیران و کارکنان
جهت اجرای موثرتر استراتژی های کاهش هزینه و موضوع کاهش هزینه به یک باور عمومی در کارکنان و مدیران باید تبدیل شود. در این زمینه سازمانها باید با برنامه های درست باید آگاهی های لازم را ارئه دهند. تا زمانیکه این آگاهی و تعهد ایجاد نشده باشد برنامه ها اجرا نخواهند شد.
استفاده از رویکرد شش سیگما
تکنیک شش سیگما برای شناسایی هزینه های زاید و اجرای پروژه های عملیاتی بهبود می باشد که اهدافی چون افزایش سهم بازار، کاهش استراتژیک هزینه ها، افزایش رضایت مشتری، رشد سود نهایی و بهبود مسائل مالی را دنبال می نماید.
ارتقاء کیفیت تطابق محصول
جمع هزینه های کیفیت از ترکیب هزینه های خطا و هزینه های ناشی از پیشگیری و ارزیابی بدست می آید. به ازای افزایش کیفیت تطابق محصول هزینه های کیفیت کاهش می یابد.
سایر استراتژی های کاهش هزینه به شرح زیل می باشد:
- استفاده بهینه از تمامی ظرفیت های موجود
- آموزش و توسعه فرهنگ رشد و بهره وری
- اصلاح ساختار سازمانی (مهندسی مجدد در سازمان)
- توجه به سیستم اطلاعاتی (سرعت و دقت بخشیدن به سازمان)
- کاهش سهم نیروی انسانی بخش های ستادی به صف
- فعال کردن نظام پیشنهادات
- ترویج کار گروهی
- تشکیل حلقه ای کیفیت (QCC)
- ایجاد نظام ارزیابی اثر بخش
- ایجاد سیستم انگزیشی مناسب در سازمان
- توسعه خلاقیت، نوآوری و کارآفرینی در سازمان
- تقویت دیدگاههای مدیریت مالی در بین همه مدیران سازمان
سازمان ها متناسب با شرایط خود می توانند برای کاهش هزینه های خود از هر یک از استراتژی های فوق استفاده نمایند.
سخن آخر
منتظر نباشید تا شرایط پیش آمده شما را وادار به نشان دادن عکس‌العمل کند. خودتان دست به‌کار شوید و به محض دیدن کوچک‌ترین مشکل هزینههایتان را بررسی کنید و گردش نقدینگی سازمان را بهبود ببخشید. با هیئت مدیره و کارکنان، برنامه راهبردی و بودجه خود را بازبینی کنید. این کار باید به صورت جامع و کامل انجام شود
