دستیار مدیرعامل کیست؟ برای چیست؟ چه کاره است؟ (1)

مدیران شرکت ها و استارتاپ های رو به رشد و پیشرفت، پس از مدتی نیاز دارند تا فردی با عنوان دستیار مدیر عامل یا مدیر، را در کنار خود داشته باشند. علت این نیازمندی، در این است که مدیران با افزایش حجم کارهای روزانه و مسئولیت های تعریف شده، مانند سابق نمی‎ توانند به تمام وظایف خود عمل کنند.

بنابراین باید فردی به نام دستیار در سازمان باشد تا مدیر عامل، با اطمینان به او در نبود خودش، تمام وظایف را به او محول کند و با خاطری آسوده به سایر امور اساسی سازمان بپردازد.
 موفقیت هر سازمان یا شرکت، تا حد زیادی مشروط به عملکرد این فرد است زیرا او از تمام اهداف بلند مدت سازمان مطلع است و به همین منظور، بیشتر مدیران موفق در دنیا، دستیاری با ویژگی های منحصر به فرد را استخدام می‎ کنند. اگر می خواهید با این ویژگی ها و وظایف اساسی دستیار مدیر عامل آشنا شوید.

وظایف دستیار مدیر عامل چیست؟  

دستیار مدیر عامل یکی از مهم‌ترین و تأثیرگذارترین اعضای تیم مدیریتی یک سازمان است. این فرد مسئول انجام بسیاری از وظایف و مسئولیت‌های مهمی است که به مدیرعامل در انجام وظایف خود و پیشبرد اهداف سازمان کمک می‌کند. وظایف دستیار مدیر عامل می‌تواند بسته به اندازه سازمان، نوع صنعت، و انتظارات مدیرعامل متفاوت باشد.

مهم ترین وظایف دستیار مدیر عامل

در این پاراگراف قصد داریم، به صورت کاملا جزئی و اصطلاحا مو به مو، شما را با وظایف دستیار مدیر عامل آشنا ‌کنیم تا در صورت تمایل به این شغل، با دید بازتری تصمیم خود را عملی کنید. زیرا دستیاران منعکس کننده شخصیت مدیر عامل و شرکت هستند و مدیران عامل با حساسیت های ویژه و ریزبینی، دست به انتخاب در این باره می‌زنند.

برنامه ریزی برای کارهای روزانه مدیرعامل مانند: جلسات کاری و اعلام زمان بازدیدها، تماس ها، چک کردن پیام و ایمیل های کاری، نحوه پذیرایی از مهمان ها.

همراهی مدیر در جلسات، قرارهای ملاقات و سفرها.

انجام هماهنگی های لازم و اطلاع رسانی برای جلسات داخل شرکت مانند: جلسات اعضاء هیئت مدیره، کارکنان و مدیر، جلسات آموزشی کارمندان.

بایگانی تمامی فاکتورها، یادداشت ها، اسناد و گزارش های مالی و مهم شرکت.

مدیریت بر تماس های دریافتی، سؤالات و درخواست های کارکنان و همچنین مشتریان.

انجام پروژه های تحقیقاتی و پژوهشی.

در برخی مواقع، جواب دهی به ایمیل ها، تماس و نامه های دریافتی از سوی مشتریان و شرکاء کاری، از جانب مدیر.

در صورتی که مدیر در سفر کاری باشد و یا به هر دلیلی حضور فیزیکی در شرکت نداشته باشد، ارزیابی و مدیریت بخش های مختلف شرکت و کارمندان بر عهده دستیار خواهد بود.

ثبت سوابق و رزومه های دریافتی از کارمندان و متقاضیان استخدام.

اطلاع رسانی بخش نامه ها، آیین نامه ها، قوانین داخلی جدید و تصمیمات لازم الاجرای مدیر به کلیه بخش های اداری و سازمانی.

تهیه و ارائه گزارش از تخلفات، نقض مقررات کارمندان

رسیدگی و اعلام وضعیت قراردادهای شرکت، تعویق در پرداختی و عدم تعهد به مفاد قرارداد از سوی مشتریان و شرکاء.

برنامه‌ریزی و مدیریت تقویم و سفرهای کاری مدیرعامل

یکی از مهم‌ترین وظایف دستیار مدیر عامل، برنامه‌ریزی و مدیریت تقویم و سفرهای کاری مدیرعامل است. این فرد باید با توجه به برنامه کاری مدیرعامل، جلسات کاری، قرارهای ملاقات، و سفرهای کاری او را برنامه‌ریزی کند. همچنین، باید در صورت نیاز، تغییراتی در برنامه‌های مدیرعامل ایجاد کند.

پاسخگویی به تماس‌ها و ایمیل‌های مدیرعامل

دستیار مدیر عامل باید در صورت عدم حضور مدیرعامل، پاسخگوی تماس‌ها و ایمیل‌های او باشد. این فرد باید اطلاعات لازم را در اختیار تماس‌گیرندگان قرار دهد و در صورت نیاز، درخواست‌های آنها را به مدیرعامل منتقل کند.

انجام تحقیقات و جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز مدیرعامل

دستیار مدیر عامل باید در صورت نیاز، تحقیقات و جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز مدیرعامل را انجام دهد. این اطلاعات می‌تواند شامل اطلاعات مربوط به رقبا، بازار، یا سایر حوزه‌های مرتبط با فعالیت‌های سازمان باشد.

تهیه گزارش‌های مورد نیاز مدیرعامل

دستیار مدیر عامل باید گزارش‌های مورد نیاز مدیرعامل را تهیه کند. این گزارش‌ها می‌تواند شامل گزارش‌های مالی، گزارش‌های عملکرد، یا گزارش‌های مربوط به سایر حوزه‌های فعالیت سازمان باشد.

برنامه‌ریزی و مدیریت جلسات مدیرعامل

دستیار مدیر عامل باید در صورت نیاز، جلسات مدیرعامل را برنامه‌ریزی و مدیریت کند. این فرد باید مهمانان دعوت‌شده به جلسات را مشخص کند، محل برگزاری جلسات را رزرو کند، و سایر هماهنگی‌های لازم را انجام دهد.

مدیریت ارتباطات و روابط عمومی مدیرعامل

دستیار مدیر عامل باید در صورت نیاز، ارتباطات و روابط عمومی مدیرعامل را مدیریت کند. این فرد می‌تواند در پاسخگویی به رسانه‌ها، برگزاری کنفرانس‌های خبری، یا سایر فعالیت‌های مربوط به ارتباطات و روابط عمومی مدیرعامل کمک کند.

انجام سایر وظایف دستیار مدیر عامل که به عهده او می‌گذارند

دستیار مدیر عامل باید سایر وظایف و مسئولیت‌هایی را که مدیرعامل به عهده او می‌گذارد، با دقت و به‌موقع انجام دهد. این وظایف می‌تواند شامل انجام امور شخصی مدیرعامل، هماهنگی با سایر اعضای تیم مدیریتی، یا سایر وظایف مرتبط با فعالیت‌های سازمان باشد.

 دوره پرورش دستیار مدیر عامل در مرکز اشتغال و مهارت آموزی ماهان با توجه به اهمیت این جایگاه شغلی و نیاز به تربیت نیروی متخصص برگزار می‌شود.

دستیار مدیر عامل باید چه مهارت هایی داشته باشد؟

در ادامه مقاله وظایف دستیار مدیر عامل، فرد باید دارای مهارت‌ها و ویژگی‌های زیر باشد:

مهارت های لازم برای دستیاران مدیر عامل

همان طور که گفتیم، دستیار مدیر عامل نقشی حساس را در هر سازمان یا شرکت اجرا می ‎کند، به همین دلیل باید از مهارت ها، ویژگی های شخصیتی، تحصیلات و تجربیات کاری خوبی برخوردار باشد.

تحصیلات

گذراندن دوره های تحصیلی در گرایش های مختلف رشته مدیریت، به عملکرد افراد در چنین جایگاه شغلی کمک بسیاری می‌کند. هرچند بر خلاف تصور عموم مردم، فارغ التحصیلان سایر رشته ها در صورت برخورداری از تجربه کاری مرتبط و مفید در این زمینه، موفق خواهند بود اما دانش و اطلاعاتی بسیار کاربردی را در گرایش های متنوع مدیریت می‌آموزید که در انجام امور و وظایف بسیار پیش رو، مفید هستند.

 مهارت و توانمندی ها

مهارت های نرمی همچون:

 برنامه ریزی، حل مسئله، ارتباط مؤثر، تاب آوری، مدیریت زمان، همدلی، شناخت و درک احساسات افراد و…

نظم، خویشتن داری، انعطاف، تعهد، قابل اعتماد بودن و مسئولیت پذیری بالا

دید کل نگر و همزمان دقت به جزئیات امور

درک سریع مشکلات و تخلفات پیش آمده

تسلط بر مهارت های ۷ گانه کامپیوتر

روابط عمومی بالا و داشتن روحیه کار تیمی

تفکر نقاد یا انتقادی

تسلط بر زبان انگلیسی و یادگیری سایر زبان ها بسته به نوع همکاری شرکت با کشورهای مختلف

توانایی فعالیت در شرایط کاری سخت و پرفشار

آراستگی ظاهری

مهارت سخت یا دانش فنی مورد نیاز

 ( یعنی اگر فعالیت شرکت در زمینه فروش قطعات و تجهیزات پزشکی است، دستیار بایستی به نحوه کار کردن تجهیزات و اطلاعات پزشکی مرتبط با آن ها کاملا تسلط داشته باشد)

حفظ اطلاعات محرمانه و رازداری

توانایی در تحلیل سیستماتیک

مهارت‌های ارتباطی قوی

مهارت‌های سازماندهی و مدیریت زمان

مهارت‌های حل مسئله و تصمیم‌گیری

مهارت‌های کار تیمی

مهارت‌های زبانی

مهارت‌های بین‌المللی

مهارت‌های مدیریت بحران

سخن آخر

دستیار مدیر عامل نقش مهمی در موفقیت یک سازمان ایفا می‌کند. این فرد با انجام وظایف و مسئولیت‌های خود، به مدیرعامل در انجام وظایف خود و پیشبرد اهداف سازمان کمک می‌کند. بنابراین، انتخاب یک دستیار مدیر عامل با مهارت‌ها و ویژگی‌های مناسب، برای هر سازمانی ضروری است.

شرح شغل

ایحاد و مدیریت تقویم کاری و مسافرتی مدیر کل.

ایجاد ارتباط و هماهنگی بین مدیریت عالی و واحدهای مرتبط

پیگیری و نهایی سازی مکاتبات از طرف مدیریت ارشد

شرکت در جلساتی که از نظر مدیریت ارشد مناسب تشخیص داده شده، یادداشت برداری از جلسه و انتشار در صورت لزوم

تهیه گزارشات مدیریتی و جمع آوری گزارشات ادارات مختلف سازمان

سازماندهی سازمانهای جلسات مدیریت عالی و مناطق کاری

سازماندهی فرایندهای پذیرایی و پذیرایی از مهمانان مدیریت عالی

 

Job Description

To manage the business and travel calendar of general manager.

To provide communication and coordination between the top management and related units

Follow up and finalize correspondence on behalf of the senior management

To participate in meetings that are deemed appropriate by the senior management, to take a meeting note and to publish as necessary

Preparation of management reports and aggregation of reports of different departments of the organization

To organize organizations of upper management meetings and working areas

Organizing the hospitality and hospitality processes of top management guests

Requirements

Be competent in writing and speaking in English, prefer to speak Turkish

Graduates of related departments of universities

Document management and archive monitoring

Competence in planning, organizing and monitoring processes

High ability to represent, attentive to its appearance

Preferably have at least 2 years of experience in this field.

Job Categories

Administration & Secretarial / Executive Assistant

Seniority

Junior Professional