سیستم سازی چیست؟

۵ گام برای سیستم سازی در کسب و کار

(هوشمندانه کار کنید، نه سخت‌تر!)

اداره‌ی یک کسب‌وکار حتی برای کارآفرینانی که خود را وقف کار کرده‌اند هم چالش‌برانگیز است. برای اینکه بتوانید عملکرد کسب‌وکار خود را تا جای ممکن سودآور و پربازده نگه دارید، باید عوامل زیادی را مدنظر قرار دهید. از کاهش هزینه‌ها گرفته تا استفاده بهتر از وقت خود برای بهبود جریان کار. اگر به دنبال راهی برای ساده‌سازی عملیات‌ها هستید؟ پیشنهاد ما سیستم سازی کسب و کار است.
 بیایید با هم بیشتر با مفهوم و جزئیات سیستم‌سازی آشنا شویم. در این مقاله با مفاهیمی مانند اینکه چطور باید کسب‌وکار خود را سیستم‌سازی کنید و چطور از این فرایندها برای گسترش و توسعه کسب‌وکار خود استفاده کنید،‌آشنا می‌شوید. اما قبل از همه ببینیم سیستم سازی چیست؟

سیستم سازی چیست؟

بیایید با مفاهیم ساده و پایه‌ای شروع کنیم: سیستم‌سازی چیست و چرا برای شما و کسب‌وکارتان مهم است؟ سیستم سازی عبارت است از فرایند طراحی رویه‌های استاندارد عملیاتی (SOPs) برای تضمین ثبات و بهره‌وری یک سازمان. به‌عبارت‌دیگر با این کار شما کارکردهای گوناگون و ضروری کسب‌وکارتان (که عامل سرپا ماندن آن هستند) را ثبت می‌کنید. شاید سیستم‌سازی وقت و تلاش زیادی بطلبد، اما کسب‌وکار شما را برای موفقیت بلندمدت آماده می‌کند.

 مزایای سیستم ‌سازی کسب و کار 

 کاهش هزینه‌ها

در فرایند سیستم سازی با محول کردن وظایف مهم و روزانه‌ای که برای اداره‌ی کسب‌وکارتان لازم هستند، قادر خواهید بود که به نحو مؤثرتری زمان خود را مدیریت کنید. با این کار انرژی خود را متمرکز وظایفی می‌کنید که برایتان سودآور هستند؛ نه آن‌هایی که فقط وقت شما را تلف می‌کنند.

 افزایش بهره‌وری

سیستم سازی در کسب و کار به این صورت است که با کشف و حذف هر فعالیت غیرضروری، کسب‌وکار خود را به نحو مؤثرتری اداره می‌کنید. ثبت و مستند کردن رویه‌ها به شما کمک می‌کند که بفهمید در چه بخشی منابع را هدر داده‌اید. در نتیجه می‌توانید در آن بخش‌ها راندمان کاری روزانه را افزایش دهید.

 بهبود عملکرد

داشتن رویه‌های استاندارد عملیاتی که به صورت دقیق و روشن طراحی شده‌اند، ثبات و همدلی بین اعضای تیم و در نتیجه عملکرد آن‌ها را افزایش می‌دهید. در نتیجه تیم شما قادر خواهد بود تا تمرکز خود را روی ارزیابی‌های دقیق، مدیریت پروژه و اولویت‌بندی مأموریت شرکت بگذارد.

وقت آزاد بیشتر

در یک کسب‌وکار سیستم بندی شده حتی در غیاب مدیر هم کارها روان و بی‌دردسر انجام می‌شوند. شما هم وقت و انرژی خود را برای دنبال‌کردن کارهای دیگر شرکت (مثل تأمین مالی شرکت یا طرح راه‌حل‌های خلاقانه برای مشکلات جاری) آزاد می‌کنید.

 بهبود روابط

داشتن رویه‌های دقیق، سوء تفاهم‌ها، زحمت‌های بیهوده و مشاجرات احتمالی در مورد زمان و نحوه انجام کارها را کاهش می‌دهد.

 افزایش اوقات فراغت

یکی از بزرگ‌ترین مزایای سیستم سازی کسب و کار این است که حتی وقتی از شرکت دور هستید هم می‌توانید آن را اداره کنید. به تعطیلات بروید، با خانواده وقت بگذرانید یا اینکه برای آینده شرکت برنامه‌ریزی کنید. همه این کارها را می‌توانید بدون اینکه آسیبی به کارهای روزانه‌ی کسب‌وکارتان وارد شود انجام دهید.

 قبل از شروع سیستم سازی کسب‌وکار، برنامه بازی را بچینید

قبل از شروع سیستم سازی کسب‌وکار، تمام اطلاعاتی که فکر می‌کنید در آینده به آنها نیاز خواهید داشت را جمع‌آوری کنید. هرچقدراطلاعات بیشتری داشته باشید، بهتر است. اگر اطلاعات کافی در اختیار نداشته باشید، ممکن است درست در وسط راه متوجه شوید که چیزی کم است و همه چیز خراب شود.
 برای اینکه مطمئن شوید چیزی را از قلم نینداخته‌اید، بهتر است یک فهرست برای خودتان آماده کنید. زمینه‌ای که فکر می‌کنید کسب‌وکار شما در آن موفق‌تر خواهد بود را انتخاب کرده و بعد هر چه می‌توانید درباره آن اطلاعات جمع کنید.

 مثلا اگر در حال سیستم‌ سازی ایمیل‌هایتان هستید، انواع مختلف ایمیل‌هایی که ممکن است دریافت کنید، را بنویسید. سپس آنها را اولویت‌بندی کنید. به این ترتیب، متوجه نکاتی می‌شوید که واقعا برای سیستم سازی کسب‌وکارتان مهم هستند و نادیده گرفته شده‌اند.

 نحوه سیستم سازی کسب و کار برای گسترش آن

عموما در آموزش سیستم سازی کسب و کار اینطور گفته می‌شود که فرایند سیستم سازی بر بخش‌های مختلف یک سازمان اثرگذار است. مسئله اصلی این است که شما باید همه اقدامات و عملیات سازمانی خود را طبق یک استاندارد بچینید. بیایید 5 گام سیستم سازی کسب و کار را با هم مرور کنیم.
 گام 1: وظایف تکراری را فهرست کنید

• مشخص کنید که وظایف هر چند وقت یکبار انجام می‌شوند. روزانه، هفتگی یا ماهانه؟
• تمامی طرف‌های درگیر در این فرایند را مشخص کنید.
• مدت زمانی که هر یک از این وظایف طول می‌کشد را معین کنید.
• امکان محول کردن این وظایف را مشخص کنید.

• گام 2: وظایف را سازماندهی و اولویت‌بندی کنید

  • گروهی را که مسئول این وظیفه تعیین‌شده هستند، مشخص کنید.
  • میزان اهمیت هر کار را مشخص کنید.
  • این کارها را بر اساس اهمیت و نقش آنها در تداوم وضعیت مناسب کسب‌وکارتان اولویت‌بندی کنید.

   گام 3: مراحلی را که طی می‌کنید ثبت و مستند کنید

  • در سیستم سازی کسب و کار، تا جای ممکن به جزئیات توجه کنید. این کار خیلی مهم است. سعی کنید این مراحل را از دیدگاه شخصی که برای اولین‌بار آن را انجام می‌دهد ثبت و یادداشت کنید. یک راهنمای گام‌به‌گام تهیه کنید، از مراحل کار اسکرین‌شات و ویدئوهای آموزشی ضبط شده از صفحه تهیه کنید. باید این ویدئوها همراه با صدای خودتان باشد. درکل هر چیزی که باعث سادگی فهم و روشن شدن مطلب می‌شود به آن اضافه کنید.
  • از تمام منابع موجود استفاده کنید و برای کاهش زمان لازم برای نوشتن مراحل از نمونه‌های رایگانی که می‌توانید به صورت آنلاین پیدا کنید استفاده کنید.
  • اگر وقت یا ابزار کافی ندارید می‌توانید از افرادی که توانایی ساخت راهنمای آموزشی را دارند هم کمک بگیرید.

  گام 4: پیاده‌سازی مراحل

  • مراحل سیستم سازی را یک‌بار انجام دهید. ببینید خوشایندتان هست یا نه. کارها را بر اساس مراحلی که نوشته‌اید انجام دهید تا ببینید آیا می‌توان به‌راحتی آنها را دنبال کرد. ممکن است با بخش‌هایی مواجه شوید که نیاز است واضح‌تر بیان شوند.
  • اگر امکان داشت از یکی از همکارانتان بخواهید که کاری را با استفاده از دستورالعمل‌های راهنمای شما انجام دهد. اگر برایش در روند کار سؤالی پیش آمد پس احتمالاً  این مراحل به قدر کافی کامل نیستند و نیاز به توضیحات بیشتری دارند.
  • تاحدامکان مراحل را بی‌عیب‌ونقص طراحی کنید تا از بروز اشتباهات در آینده جلوگیری شود.

  
   

  گام 5: پیشرفت و بهبود را ادامه دهید

  • به طور مداوم تغییراتی را در SOPs خود ایجاد کنید تا مراحل کار را بهبود ببخشید و کارایی و ثمربخشی را در طول زمان افزایش دهید.
  • کارکنان را برای ارائه پیشنهاداتی در جهت بهبود فرایندها و مراحل سیستم سازی کسب و کار تشویق کنید.

  سیستم سازی کسب‌ و کار را از کجا شروع کنیم؟

  اگر هنوز متوجه نشده‌اید که سیستم سازی کسب‌وکار خودتان را از کجا باید شروع کنید، ما 6 بخش را به شما معرفی می‌کنیم که باید فرایند سیستم‌سازی را در این بخش‌ها اعمال کنید:
   

  ارتباطات داخلی

  سیستمی که جلسات، ایمیل‌ها، تماس‌های مجازی و مکالمات حضوری شما را ثبت و مدیریت کند. از طریق این نرم افزار درباره فرصت ها بحث می‌کنید، تصمیم می‌گیرید و موفقیت‌ها را بررسی می‌کنید.
   

  ارتباط با مشتریان

  نرم افزاری که برای سیستم سازی کسب و کارتان استفاده می‌کنید باید بتواند روابط با مشتریان را مدیریت کند. چطور مشتریان فعلی را به طرفداران پروپاقرص محصول یا خدمتتان تبدیل کنید؟ این سوالی است که نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان می‌تواند به آن پاسخ دهد.
   

  استخدام و آموزش

  نرم افزار سیستم‌سازی کسب و کار موردنظر شما باید بتواند فرایند استخدام و آموزش کارکنان جدید را رصد کند.
   

  مدیریت پروژه

  کسب و کار شما قطعا قرار است پروژه‌های متعددی را به نتیجه برساند. چه این پروژه فروش یک محصول باشد و چه انجام یکسری خدمات. چگونه تمام پروژه های کوچکتر را بدون اینکه چیزی از قلم بیافتد مدیریت می‌کنید؟
   

  فرایندها و رویه‌ها

  خط تولید فورد را در نظر بگیرید، اگر قرار باشد یک خط تولید به همین ترتیب داشته باشید، چطور می‌شود؟ به روش خط تولید فورد، کارایی بالا و خطا حداقل است.
   

  حسابداری- مالی

  به طور کلی هر گونه فعالیتی که پول شرکت شما را مدیریت کند، باید جز طراحی سیستم‌سازی قرار بگیرد. هرگونه جریان ملی از جریان نقدینگی شرکت تا مالیات و بودجه بندی برای بخش‌ها.
   

  شما به سیستمی نیاز خواهید داشت که همه این موارد را برایتان هماهنگ کند. به نظر می رسد نرم افزار CRM می‌تواند همه کارهای شما را راه بیندازد!

   نمونه سیستم سازی کسب و کار

  مثال بسیار موفق از سیستم سازی در یک کسب و کار شرکت گوگل است. هر بار که از موتور جستجوی گوگل استفاده می کنید، هزاران رایانه به طور خودکار وارد عمل می شوند تا نتایج را به شما برگردانند. الگوریتم جستجوی گوگل نحوه کار این رایانه ها را با هم تعریف می کند و کارمندان گوگل دائماً جزئیات نحوه عملکرد سیستم را اصلاح می‌کنند. هر سال، مهندسان گوگل بیش از 550 بهبود در الگوریتم موتور جستجوی اولیه ایجاد می‌کنند که باعث می‌شود بهتر بتواند شما را به آنچه به دنبال آن هستید هدایت کند. در نتیجه، الگوریتم گوگل آنقدر کارآمد شده که نتایج جستجوی شما تقریباً در 0.2 ثانیه و بدون دخالت انسان بازگردانده می شود. قطعا اگر گوگل زمان و انرژی اولیه خود را صرف تعریف و سیستم‌بندی فرآیند جستجو نمی‌کرد، این شرکت به چنین قدرتی نمی‌رسید.

  نتیجه‌گیری

  سیستم‌سازی کسب و کار نگرشی مؤثر و کارآمد است که به موفقیت کسب‌وکار منجر می‌شود. سیستم سازی به سازمان‌ها و اعضای آن یک دید روشن نسبت به نقش خود و نیز نحوه انجام رویه‌های استاندارد عملیاتی می‌دهد. با وجود SOPs شرکت شما کاراتر و مؤثرتر کار می‌کند که به شما فرصت می‌دهد تا رشد و توسعه‌ی کسب‌وکار خود را ادامه دهید. پس از سیستم سازی، دقت کنید که حتما باید کسب‌وکارتان و سیستم‌هایی که طارحی کرده‌اید را تحلیل کنید. روش‌هایی مانند تکنیک CATWOE در اینباره بسیار موثر هستند. شما هم از سیستم سازی کسب و کار استفاده می‌کنید؟